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摘 要：本文阐述了建筑企业加强合同管理的重要性以及如何提高合同管理工作,在提高合同管理水平的同时着重突出工程索赔工作.
关 键 词：建筑；施工；合同管理；工程索赔
中图分类号：F426.9文献标识码：A文章编号：1009-8631（2011）05-0032-01
建设工程施工合同是承包人进行工程建设,发包人支付工程款的合同,是约束双方履行义务享受权利的具有法律效力的协议.也是施工过程中双方的行为准则.工程索赔通常是指在工程合同履行合同过程中,合同当事人一方因非自身责任或对方不履行或未能正确履行合同而受到经济损失或权利损害时,通过一定的合法程序向对方提出经济或时间补偿的要求[1].
当前由于工程承包市场竞争日趋激烈,承包企业竞相压低标价以求中标,因而在施工过程中亏损的风险加大,工程索赔就成为承包商扭亏增利的有效手段,也是工程合同管理中必不可少的管理行为.因此,如何在合同框架内通过采用相对合理的方法来有效分析和解决工程索赔,挽回损失提高效益,便成为当前工程合同管理中的重点工作.以下是在自己实际工作中对合同管理及工程索赔方面进行的初浅分析.
一、加强合同管理,提高企业的风险防范能力
(一)建立合同管理的组织机构
合同管理是一项重要的经济管理工作,合同管理水平的高低对企业的经济效益影响很大,因此结合实际,建立完善合同管理的组织机构,建立公司、分公司各层次的合同管理机构,配备专业的合同管理人员,形成合同管理的网络组织,负责合同管理的各项工作,以维护企业或项目的经济利益和合法权益.
(二)以工程合同为重点,建立健全合同管理制度
合同管理制度的建立,在合同管理中起着至关重要的作用,企业要做好合同管理工作必须建立、健全一套行之有效的、严格的规章制度和可操作的作业制度,用制度堵塞漏洞,规范管理.
1.建立合同的评审与分析制度
建设工程施工合同不规范、不严密,可能给施工企业带来经济损失,也会给竣工结算审计带来争议,因此必须建立建设工程施工合同的评审与分析制度,内容包括：
（1）合同中合同价款及确定方式、工期、质量要求、工程进度款付款比例、工程结算方式、违约处罚等.
（2）合同用词是否准确,有无模棱两可或含义不清之处,条款是否符合有关法律、法规.
（3）及时提出合同中存在的风险,对工程中可能出现的不利情况是否有足够的预见性,对风险因素是否有全面的评估及规避风险的措施.
（4）对涉及企业利益的条款,制度出最高标准,如质量最高处罚额度、工期延误最高处罚额度、每天延误处罚最高额度等等.
2.建立分包合同的审查制度
要审查分包方的履约能力重点审查分包合同的总量和价格,确保我方利益.同时还要审查分包方的资格,避免签订无效合同.
（1）分包合同的签订必须以工程合同为依据.
（2）分包合同的签订必须以工程合同为依据必须满足有关工期、质量、安全、履约保证金的要求.
（3）抓好分包合同的履行,对分包的施工单价、费用标准及结算方法等建立较为完善的管理标准,对分包结算的工作量要层层把关.
3.建立定期上报和定期检查制度
对合同履行的情况和发生的变化要定期上报,上级合同管理部门要及时、认真地检查合同的执行情况.只有随时发现问题采取对策,从而将风险损失程度降到最小,将收益做得最大.
4.建立合同交底制度
合同管理人员将合同中主要内容及涉及的注意事项、工程中的风险重点等关键性问题交付给分公司.
(三)培养合同管理人才
做好合同管理工作,人是关键因素,必须以人为本,加大合同管理人员的培养力度,关注合同管理人才培养的各项工作.
(四)加强合同管理的观念,提高企业的风险防范意识
合同管理不仅是合同管理人员的职责,由于合同管理涉及的面广,在整个管理层营造一个人人都重视合同管理的氛围,加强理论学习,强化全员管理的意识.
二、加强合同管理,提高工程索赔意识
提高合同管理水平,从而提高企业风险防范能力,然而在任何合同的关系中,索赔是一种必然存在的正常现象.对合同关系的双方来讲,索赔即是维护双方合法利益的权利,也是最大程度地保护自己利益的一种合法途径.特别是在建筑工程施工领域,索赔更是普遍存在.这是由于建筑工程规模大、工期长、涉及因素多等特点决定的,也是在竞争性招标条件下施工企业寻求风险均摊的有效措施.在当前市场经济中施工企业要“追求利润”的原则下,也不能排除施工企业将索赔作为扩大利润最有效的办法之一.
在合同执行过程中,施工现场条件的变化、设计变更、工程实物量的增减、建筑材料价格的变化、政策性调整以及合同条款中的缺陷和业主付款行为的违约等,势必使索赔事件不可避免而且也是经常发生的现象.许多企业为了中标,在投标中压低报价,中标后在通过工程索赔的手段逐步取得自己期望的经济效益.做好施工过程的索赔工作是目前恶劣市场竞争中合同管理的重要工作,加强索赔工作管理要从以下几方面着手：
工程索赔工作必须要以合同为依据合同文件是工程索赔的依据,索赔是合同管理的继续,特别要注意对合同条款的研究,在施工过程中及时整理索赔资料,组织索赔工作,时刻与现场实际情况与合同规定相对照.关注现场情况及时发现索赔事件.
保留与工程索赔相关的依据工程索赔成功与否,必须有大量的索赔论证工作,以充分翔实的资料证明自己拥有索赔权利,保证工程索赔的主要依据是索赔成功的关键.这些主要依据除了合同文件以外,主要包括来往信函、会议纪要、施工记录、工程变更等.现场工程师签字的质量检查,验收记录是采取索赔的有力证据.除此之外工人工资单、设备材料和零配件采购单、付款收据、工程照片等等都可能是工程索赔证据中一个不可缺少的部分.
(三)及时、合理地处理工程索赔
加强项目合同管理的责任,杜绝该签未签,该赔未赔的情况,提高和强化及时签证,加强索赔的意识和自觉性.注意提出签证索赔的期限和程序.凡应在施工期间提出的均应及时提出,尽量将单项索赔在施工过程中陆续加以解决,避免后期综合索赔所带来的矛盾复杂化.
起草索赔报告索赔证据要确凿、充分,语言要言简意赅,要引用合同条款,建立事实与损失之间的因果关系,说明索赔的合理性,突出强调干扰事件中的不可预见性和突发性,以及自身为避免干扰事件的影响和损失所采取的措施.
(五)控制反索赔和分包商的索赔
建筑企业在施工合同和分包合同履行过程中要正确履行自己的合同责任,严格控制业主反索赔和分包商向自己索赔事件的发生.
在实际工作中,工程索赔情况复杂,涉及问题复杂,而且工程索赔管理在我国建筑行业还是一个成长性事物,相信随着工程领域各项制度的逐步完善及快速发展,我国的工程索赔及其管理也必将逐步走向规范化、合理化和信息化.