电子档案的管理

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摘 要　传统的档案管理工作以纸质文件材料为主要工作对象,在运用了档案管理软件后,电子档案应运而生.电子档案的出现克服了传统档案难保存、易失真的缺点,弥补了纸质档案的不足,但是同时电子档案也存在容易被盗窃等许多缺陷.电子档案是由上报者将有关资料和档案直接写在优盘等载体上,并在电脑上直接进行修改和整理,形成后,存储到办公信息数据中,然后由档案管理工作人员保存、管理的全新的档案管理工作形式.

关 键 词　电子档案　管理现状　实际应用与普及

作者简介：田萌,山东学院.

中图分类号：D920.4文献标识码：A文章编号：1009-0592(2012)11-208-02

电子档案是随着时展,应运而生的产物.在档案管理工作中,传统的档案存在形式是以纸质为载体,以人的手工书写和抄录为主要方式的.随着时代的发展和社会各项工作的进行,档案管理工作面对着庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件,传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状.电子档案应运而生,它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力,逐渐代替着传统的档案形式,成为主流的档案管理形式.但是电子档案并不是没有任何缺陷,它本身存在着一些难以克服的缺陷和隐患,需要我们正确对待.本文就电子档案管理的现状,档案信息电子化的利弊,电子档案如何更好地普及应用等方面做出以下分析.

一、电子档案的管理现状

纵观近几年电子档案的发展情况,各类单位的档案数量急剧增加.以全国各大学高校为例,大学生总体规模不断增加,相关资料显示,2008年大学生数量与2007年相比,增加了近200万人,而大学教职工人数也增加了十万左右,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所.高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势的同时,各项相关档案也是急剧增长,面对与日俱增的档案数据,传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式.

档案管理工作并不是许多人认为的那样,并非简单的填写数据和各人资料,然后存储在固定的档案室就万事大吉了.真正的档案管理工作是一个复杂的流程,在档案持有人填写完相关资料和数据后,由档案管理工作者认真仔细的检查,有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改,档案完成后,由档案管理者分类储存在档案室里,在需要调取和更新时,要迅速的调去出档案.在交接时要确保档案的真实性和完整性.由此可见,档案管理工作是个复杂的过程,面对现如今各类档案数量的急剧增加,传统的档案形式确实不能适应工作的需要,电子档案是十分有必要的.

虽然档案管理工作越来越艰巨,但是此项工作的重要性决定了不能出错的要求.档案工作对于一个单位是十分重要的,急需应用电子档案的管理形式来适应当前的严峻形式.电子档案已经成为大多数单位档案管理工作必须应用的形式,但是由于电子档案的专业性和技术性较强,当前大多数单位的档案管理信息化程度低,不能适应工作需要.面对这样的形式,电子档案的普及应用是档案管理工作的趋势所在,也是必须实现的.

二、档案信息电子化的利弊

(一)电子档案的优越性

电子档案与传统档案不同,电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息.电子档案与传统档案相比,其长处有很多.传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体,但是电子档案是借助了电子信息技术,直接将档案记录在电脑上.传统档案需要一个单独的档案室,并且要求密闭,防火,防潮,对其环境条件要求较多.纸质的档案材料时间久了,会发霉发潮,这些都会影响档案的真实性和存储时间.而且会耗费大量的人力物力,档案存储的成本较高.而电子数据只需要电子计算机的应用和处理,要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件,这能够大大节省单位的财政支出,并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象.另外,电子档案能够有效提高档案管理的效率.传统的档案管理工作需要人力的填写和记录,一旦出错就得重新填写.而电子档案要求档案持有人在电脑上编辑完成后,将成型的档案直接考录在U盘等载体上,直接交给档案管理工作者就可以了,这样更加方便档案持有人填写档案,也方便了档案管理工作者的档案收集工作.电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象.传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真,这是因为档案持有人对档案工作的认识不够,重视程度也不够,才造成了档案在交接时的丢失和失真.点在档案在交接时只需拷贝就可以,档案持有人将档案修改之后,即使丢失或是损毁也没事,因为档案管理工作者那里还有备份,这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险,也大大缓解了档案工作的难度.电子档案的诸多优越性决定了电子档案的发展空间是巨大的,也是必须的.

(二)电子档案的缺陷

电子档案也并不是完美的,它也有一些自身的缺陷.与传统档案相比,电子档案的存储是变得方便了,但是也更加容易被了.传统档案在档案室中存储,不法分子很难进入相关档案,即使进入档案室,档案卷宗也是很多很沉重的,犯罪分子难以辨别档案的真伪性,也难以找到自己需要的资料文件.但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑,然后轻松的挑选其需要的资料和文件,这是难以避免的缺陷,因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件.只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯,保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵,就能有效地遏制这一缺陷.我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷,任何错误都是可以在发生之前被制止的,这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责,保持严谨的工作态度,承担起自身的义务和责任,正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性,加强自身警惕.另外,档案管理工作中,电子档案与传统档案相比,还有一个很难克服的缺点,那就是电子档案对软件设备的依赖性较强.档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了,而电子档案必须要求有档案管理软件的参与,不然很难完成档案存储的工作.如果脱离了档案管理软件和电子计算机,档案管理工作就无法进行下去.这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机.三、电子档案如何更好地普及应用

1．积极纳入领导协调机制.应当自觉纳入领导小组制定的总体方案.项目效能的源泉来自管理,电子化成败的关键也必然是管理.有关领导应对电子档案加强管理,制定规范的档案管理规章.基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议,明确领导的指挥和政策,做到紧跟工作方向,完善工作任务和要求,努力做到自身工作不出差错,集体工作才能更加完善.

2．与时俱进,观念创新.电子档案的管理需要与时俱进,不断创新.基层档案管理工作者在接触电子档案的同时,应不断的积累经验和收集电子档案的信息,为提高电子档案的工作效率提高保障,实现不断创新与发展.各单位应加强对档案管理工作的认识,证实其工作的重要性,看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性,提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展.

3．遵循标准,推进标准,加强法律建设.在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性,管理方式不可更改的情况.这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害.仅凭经验管理档案的方法,虽然也很有成效,但通用性不好,无法让更多的人高效率地使用,必须淘汰.采用标准意味着系统性的进步,对信息系统的长远发展有不可估量的作用.为了搞好应用并使应用不断深化,就必须在标准化上下足功夫.有些标准（制度）的制定需要耗费巨大的人力、物力.例如档案的标准,不但涉及数据格式,还将涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题,应统一领导,集中力量,锲而不舍,不断推进.因此,档案管理和利用、档案管理信息化的立“法”工作要加强完善,这是档案管理健康发展的根本保证.

4．就电子文档而言,即使是最普通的电子数据,保存电子文档风险巨大,至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则.所以,将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合,发挥档案管理的综合优势.传统的档案管理形式有其自身的优点,我们应该将电子档案的技术与传统档案的管理方式相结合,努力降低电子档案的风险,较大发挥传统档案的长处.

档案管理工作对于一个单位的全局工作是十分重要的,我们应该正确认识其根本性和重要性.电子档案的应用前景是广阔的,我们应当在这条路上不断创新和优化,实现档案工作的简易性和稳定性的不断提高.在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液.继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效.