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【摘 要 】电子档案工作是企业档案工作中必须要面临的工作问题,在分析企业电子档案管理中出现的问题的同时,找出解决问题的对策.
【关 键 词 】电子档案 保存 维护 维护 管理对策
信息化的时代,随着计算机与网络技术的普及,企业信息数字化、办公自动化的快速发展,电子档案已经成为企业档案工作中必须要面临的工作问题,并且在实际工作中产生的各种问题和难点也必须面对,需要在企业中得以合理运用.
根据多年的档案管理工作经验,在此着重探讨分析企业电子档案管理工作中出现的问题以及一些处理方法,抛砖引玉,和档案管理工作的同仁们共同探讨.
一、企业电子档案管理中出现的问题
(一)电子文件原始资料的保存
目前,在计算机上起草和制作文件,已是办公常事.往往文件一旦定稿打印后,作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视.许多单位对电子文件没有采取保护措施,随意对其进行删改,不是被清除就是被新文件覆盖.使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义.
(二)电子档案的完整性难维护
电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损.当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带.这些媒介材料的化学性质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应,容易造成电子档案信息丢失,使电子档案内容的完整性很难保障,直接影响信息再现.
(三)信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性,造成电子档案与载体的可分离,使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险.互联网的开放性,使电脑病毒和蓄意破坏的电脑对档案存放载体形成威胁,载体一旦被电脑病毒感染或被闯入,就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失,甚至造成整个信息系统瘫痪.
(四)电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及,档案文件在转手移交过程中,会出现因两部门存储档案方式不同,使用软件不同,而使电子档案在转交过程中出现困难.
(五)电子档案的长期可读性难实现
电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的,但由于电子档案形成单位的不同习惯,所应用软件、媒体不同,对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同.电子档案在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示.而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难,导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性.即使是互相兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,随着科学技术的进步,电子计算机系统软硬件技术的不断升级,数字压缩、解读等技术的不断更新换代,电子档案在现在形成时所依赖的先进技术,在未来利用电子档案时往往是时过境迁,新技术已经不认识老技术了.所以,将最初形成的电子档案原始软盘、光盘等原件载体保存起来,也并不意味着载体实物上的电子信息能完整无损地、源远流长地被利用下去.
二、企业电子档案管理的对策
(一)电子档案管理的原则
企业电子档案管理要秉承规范性、可靠性、高效率的原则.规范性是开展档案信息电子化最重要的原则,也是确保电子化档案信息可用性的基本条件.要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行,并尽可能采用国际通用标准,对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准.可靠性问题,除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要.在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性.而高效率,应在充分研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施.合理的技术方案的确定,是整个电子化工程成败和效率高低的关键,而优良的电子化加工系统,是档案信息电子化工程的助推器.
(二)规范电子文档一体化管理模式
电子文件管理系统的文件管理功能是由电子文档管理软件预先内设的元数据需求确定的,所以说电子文档管理要落实到以软件为核心的解决方案上,制定相关元数据规范,自觉创建对软件功能进行规范的平台.以此为指导,研制有利于电子文档一体化管理的通用元数据标准,建立电子文档一体化管理相关的配套标准体系,显得非常必要.解决电子档案管理的难题,涉及宏观政策、信息管理、相关法规以及系统设计等问题.除考虑到电子公文归档的需求外,还必须顾及电子文件核心流程层和特定流程层流转的诸多问题,这是一个复杂的管理系统.而标准又是与时俱进的,需要不断更新和升级,不能永远停滞在一个水平上.因而,仅局限于某一个行业、某一个学科或某一个部门研究远远不能适应需求.而无政府盲目竞争,自由创建信息孤岛,重复设计、各自为政、五花八门、互不兼容也是不行的.要解决电子档案管理难的问题,与世界电子文档一体化接轨,就必须建立一个顶级一元化技术权威机制,统一组织协调诸多相关机构联合攻关,统一全国的电子文档一体化管理模式,规范电子文档一体化管理系统软件开发,以保障电子文档一体化管理的需求,已成为解决电子档案管理难的明显发展趋势.
(三)采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要.电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施.目前,为防止档案信息被窃取、删除和修改,防止网络的进入,常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等.这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果.应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平.
(四)电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理要加强
软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储.要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限.在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定.
总之,信息时代档案工作者应在把握好继续与超越的前提下,以现有档案工作为基础,根据电子档案的特征,及其涉及的载体的理化性能和技术设备的实际情况,进行认真细致的研究和积极慎重的实践,相信在不远的将来会有更多的经验和方法产生.
作者简介：张晓慧（1968-）,女,汉族,籍贯：吉林省长春市,毕业于云南省委党校,职位：档案管理员,研究方向：企业档案管理.