人事档案管理信息化建设

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在世界信息化潮流的冲击下,档案工作将面临更多的机遇与挑战.随着人事制度改革不断深入、市场经济的发展以及用工形式多元化,作为“信息资源之源”的档案部门如何把握机遇、合理利用自身的优势,避免劣势和威胁,是人事档案信息化建设能否顺利发展的关键.结合目前人事档案普遍存在内容失真、材料不全等问题.综合考虑普遍存在现象,规避档案或管理中不利因素,采取积极措施,以促进人事档案管理的信息化建设.

一、人事档案管理中存在的问题

人事档案是人事、组织、劳资等部门从事人事管理活动过程时在培养、选拔和使用人员工作中形成的宝贵历史材料,记录个人不同时期、不同阶段的发展历程,真实和客观地记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩、廉等方面的材料.由于多方面因素形成当前人事档案中普遍存在问题,主要表现在以下几方面.

1.领导对人事档案管理的重要性认识不足

领导对人事档案管理重视不够,表现在人事档案管理工作中,有相当一部分领导在认识上存在着一些误区,认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作,只要不丢失,不泄密,能做好外调、查阅就行了.因此,忽视人事档案工作的管理,诚然档案存在的问题也不会解决,其办公场所、经费、人员没有保障,档案工作也就做不好.

管理人员配置不足,管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作.人事档案材料需要专人管理,单独存放.然而,由于单位或部门的人事管理人员编制不足,人事档案管理工作量大,通常人事档案管理大多数是由人事部门的工作人员去做,属于非专业人员管理,并且人员变动频繁,管理水平不高,管理手段落后,对档案工作投入不足,因此,严重影响了人事档案的管理水平.

管理手段也较陈旧,在档案管理手段上,由于没有单独的人事档案管理软件,管理人员一直采用手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时整理归档,出现档案资料不完整的情况.调阅档案时依然采用原始的手工操作方式.

管理人员业务不熟,大多数的档案管理人员没有经过专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉,难以适应人事档案管理工作.

2.人事档案保密性不强

根据国家人事档案管理制度的规定,“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”.人事档案对当事人保密的目的是出于安全需要和方便组织管理,正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性,“组织意见”本人是不知道,而使档案材料的主观随意性增大.

3.人事档案存在弄虚作假

人事档案的生命在于其真实性,在现有人事档案管理模式下,“弄虚作假”现象屡屡出现.如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等,个别人通过在人事档案中修改姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的.或者是为了竞聘较高级领导职位,伪造干部履历、入党材料和学历证书等.也有单位个别领导通过档案打击报复,给职工带来极大的伤害.不同形式虚假档案现象屡屡出现,使档案管理制度的严肃性、真实性、惟一性屡遭挑战.

4.人事档案材料不完整

人事档案内容短缺,材料内容不完整：如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全,填写项目不完整.其原因是档案管理部门工作人员责任心不强,没有认真及时收集各部门、科室应该归档的档案材料,导致收集档案材料不全；有时只是将档案材料仅作为保存的资料加以收集堆放,没有及时对材料鉴别归档；对档案材料内容未认真审核,造成内容残缺不全.

干部职工对人事档案认识不足.他们在填写履历表、年度考核表等表格时,有的人能省则省甚至不填写,敷衍了事；有的材料如学历、培训、职称等材料留在个人手中,认为自己保管更安全,用起来也更方便,不愿意将材料交给档案管理部门.

5.管理制度落后于人事制度改革

随着人事制度改革不断深入,人才流动日渐频繁,选拔和使用人才的手续不断简化.由于人事档案管理落后,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动.甚至有的单位为了留住人才扣留了档案,造成人事档案材料不完整,给招录单位在人事审核、审批工作时带来不便.

二、人事档案管理的信息化是市场经济发展要求

随着我国经济发展、科学技术和文化的进步,传统的人事档案管理模式弊端日益显露.人事信息具有信息量大、管理范围广以及易变动等特点,致使人事档案管理部门要经常更新人事信息,要与人事信息的变动保持同步.然而,传统人事档案管理是以纸质版人事档案为主要管理对象的实体管理模式,使得人事信息的更新相当困难,无法与现代人事信息的变动保持同步.随着科学技术的发展,人事档案管理被赋予了更多职责和作用,其管理模式也逐步由传统的纸质管理变为现代的信息化管理.然而,由于我国人事档案管理信息化建设仍处于初步阶段,存在诸多问题,如领导及人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大,缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等等,这些因素严重阻碍了人事档案信息化建设和发展进度,影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥,应该引起有关单位或部门领导的高度重视.

三、如何实施人事档案管理信息化建设

1.提高领导对档案信息化建设重要性认识

领导要转变观念,在思想上重视人事档案管理信息化建设,要树立思想决定行动,要认识到转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在.就人事档案管理信息化建设而言,一方面,只有进一步提高领导对其重要性认识程度,才能进一步加大人事档案管理信息化建设的扶持力度,有效协调内部组织、人事等部门,发挥其积极性、主动性和创造性,优化人事档案管理结构,为人事档案管理信息化建设打下良好的基础,确保各项工作的顺利开展；另一方面,还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度,切实提高单位有关人员对人事档案管理信息化建设的意识,组织有关人员积极参与人事档案管理信息化建设.此外,还应进一步提高人事档案管理人员的服务意识,使人事档案管理工作由单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理. 2、加大人事档案管理信息化建设的投入

俗话说物质决定意识.实现人事档案管理信息化既离不开思想基础,又离不开物质基础,只有人事档案管理信息化建设的物质投入,才能确保人事档案管理信息化建设的最终实现.其中其资金的投入无疑是最为重要的,因此,单位应拓宽资金筹集渠道,为人事档案管理信息化建设筹集足够的资金,提高人事档案管理的科技程度.同时要根据单位自身的实际情况,充分利用各项科研成果,推进人事档案管理信息领域中新的经济增长点.此外,单位或部门还应充分挖掘自身内部的科技人才,安排其从事与人事档案管理信息化建设相关的工作,这样,既可以加快单位自身人事档案管理信息化建设的进度,又大大降低了资本投入.

3.培养人事档案管理信息化建设队伍

以人为本,培养人事档案管理信息化建设队伍,实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点在于人,信息是一种媒介或者辅助工具,因此,应坚持贯彻“以人为本”的原则,建设一支专业的、高素质的人事档案管理信息化建设队伍,充分发挥其在人事档案管理中的价值和功能.树立单位培养复合型人才意识,定期组织相关专业技术培训,提高人事档案管理人员的信息技能.培训的内容既要突出技术层面的内容,也要突出管理层面的内容；培训要有实效性,使人事档案管理人员既懂得管理的相关知识,又精通信息化技术.此外,人事档案管理人员要不断提高自身的职业道德和素养,不断拓宽自己新知识技术视野,丰富自己档案管理的逻辑思维,进一步提高自身人事档案管理水平,为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量.

4.实现人事档案信息“三化”

通过实施人事档案管理信息化建设工程,最终实现的目标是“三化”.即档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化.所谓档案信息数据化,是为了改变传统以纸质档案为管理对象的实体管理模式,实现信息查询以及系统设置的数据化.在现代人事档案管理过程中,应以原始纸质档案为依据,将其包含的信息录入计算机,实现人事档案的数据化.此外,为了便于查询,还应对档案资料规整分类,实现人事档案信息数据的分类管理.所谓服务利用网络化,是指借助于计算机网络这一媒介实现人事档案管理信息化,为单位内部实现资源共享提供了很好的平台.管理人员专业化,是人事档案管理信息化建设的又一发展目标.人事档案管理的最终实现主体是人,因此,人事档案管理信息化要求管理人员不仅应掌握最基本的管理知识,还要掌握先进的计算机网络技术.只有实现档案信息“三化”,档案管理信息化才会达到其目的.

5.人事档案管理工作要制度化、标准化、现代化

随着企业规模不断扩大、人事制度改革和人员模式改变,对人事档案管理的管理模式提出了新要求.档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作.作为企业的人力资源管理部门或组织部门,应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合,形成一套适合企业人事档案管理制度化、标准化的管理方法,制定一系列管理制度.如：企业人事档案管理管理条例、档案管理机构及其职责、人事档案保管制度的基本内容、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅、借用和转递应遵守有关规定；人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等,使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效.通过制定和贯彻各种标准、规范,保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益.