对范本合同在公司经营管理中的认识

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摘 要:市场经济是法治经济、契约经济.合同是商品经济的产物,是商品交换的法律表现形式.合同管理是公司经营管理的重要手段,也是一项综合性的工作,涉及到公司经营的多层面多方位.范本合同是规范公司合同管理工作中的重要内容之一,文章就如何对合同实施有效管理,杜绝或减少公司运营中的法律风险,从而提高经营管理效率进行了探讨.


关 键 词:合同管理风险防范经济效益

中图分类号:D923.6文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2014)01-097-02

现代市场体系是由各种相对独立的商品市场和生产要素市场所形成的不可分割的有机统一体,包括商品市场和要素市场(诸如资金、劳动力、房地产、技术、产权等)以及市场的运作、变化、发展运行机制和管理调控机制.在历经了30多年的改革开放进程后,企业的合同管理工作也经历着从无到有、从初步建立到逐步完善的发展过程.当下市场经济体制逐步形成,合同管理已经成为企业管理、发展和壮大的一个关键环节,企业通过契约形式互动发展经济已成为主导.在实践中,企业为实现一定的经济目的,明确相互权利义务关系所签订的合同以及通过合同所确立的民事关系,是一种受法律保护的民事法律关系,被社会各经济主体广泛认同和接受.同时,合同管理作为企业防范法律风险的基础性措施也成为各企业常态化的工作.当然,由于社会经济矛盾的客观存在,合同纠纷也就在所难免,因此,企业在经营过程将合同纠纷作为防范法律风险的重要内容是必然的.那么,为规避和降低企业可能发生的潜在经济损失或其它损害风险,最大可能地防范合同纠纷的出现,建立完善的企业法律风险防范机制,就必须采取科学规范的管理手段,合同范本的推广和应用就应运而生了.

一、合同管理是企业管理的核心工作

合同管理是指合同管理机构和管理人员为预期的管理目标,运用管理职能和管理方法,对合同的订立及履行实行全过程管理活动,合同管理对公司的生产经营来说至关重要,是有效防范企业法律风险和经营性风险的基础性工作,合同管理的规范化对公司的各项经济活动以及发展壮大产生着巨大的推动力.

合同管理的内涵是指以实现合同价值为目的,以合同为管理对象,依照法律、法规等规定,在合同从准备、谈判、订立、生效、履行、变更、解除、转让、争议解决、终止以及审查、监督、控制、直至立卷归档全过程的管理行为,它是伴随着公司的经营活动同步进行的.企业从最为基础的生产设备、材料采购、产品销售、投资融资以及所有人员的劳动合同等诸多方面无一不涉及,合同的管理工作已经涉及到了公司经济管理的各个环节.

二、规范合同管理对企业发展意义重大

1.规范的合同,可以树立良好的企业形象.在市场经济主体竞争日益激烈的大环境下,合同关系呈现复杂多样性,合同的作用越来越广泛,依法签约和履行合同,是开展守信活动的核心内容,它不仅有利于提高企业的经济效益(赢得商家信誉可以提高物资采购的性价比),而且会在合同实施管理的整个过程中营造“重合同、守信用”的良好氛围,是培育和树立企业良好信誉的重要途径和手段,也是规范企业经营发展和守法维的具体体现,尤其是当企业在发展中面临卖方市场的时候,企业的信誉尤显重要.

2.执行规范的合同范本,有助于提高效率和监督管理.执行规范的合同范本,不仅可以有效地防范经营风险,也可以从另一个侧面加强合同履行的监督管理及执行情况,这也是合同履行中管理的重要环节.就企业的合同管理而言,一份完整有效的合同必须进行签订前的法律审查,而在企业某些合同商定的价格具有相对保密性,为了实现防范合同的法律风险产生同时又兼顾合同的保密和企业的经济利益,可以从完善合同范本入手,不仅满足合同管理的要求,同时也保证了签约效率和对合同主要条款不遗漏.

在合同范本的执行过程中,企业的法务部门、监管部门和合同管理人员对合同履行状况实施全过程跟踪管理,一则可以督促按质按量、全面履行合同义务,及时解决履行中遇到的阻力;二则根据国家和行业的法律法规等政策上的调整变化,及时发现和修订完善范本合同,以确保企业效益的最大实现,从而避免潜在的经营风险、避免企业重大损失的发生.

3.依法签订合同,确保企业经济利益的实现.依法签约、全面履行合同的义务,是确保企业经济利益实现的保证,合同范本的使用起到了不可或缺的作用.签订合同不违法,又能反映当事人的真实愿望,达到当事人交易等经济活动的目的是使用合同范本的一个基本要求.当然,合同管理机制和监督机制,如合同授权委托、分类管理(按职能部门)、合同的审查、合同审批的权限、归口负责等制度也是合同管理的重要措施.这些措施总体上形成了企业对合同管理的程序和模式,保证了企业经济活动的正常运转.

三、合同范本管理的方式和程序

合同范本具有反应及时、贴近工作、最大限度保护企业权益等三大优势.企业按照市场经济的类别进行归属,参照法规及相应的执行合同版本,制定出符合经济活动需要的合同范本.在具体实践中,可以把企业的各种合同范本归类为“防范性(或规范性)合同”,这类合同是为了便于有约可循、操作规范、减少或避免争议、防范合同风险而订立的.

1.完善合同管理制度,制定常用格式合同.合同管理重在防范是理论研究和实践的共识,也就是说企业法律顾问应该担当防范企业法律风险的“防火员”,而不该只在风险已经产生后充当“灭火员”.不过,企业涉及的合同份数众多、种类复杂,法律顾问人手有限,往往又难以事事参与、款款把关.

为了解决这一管理效率上的矛盾,首先必须从完善合同管理制度与制定格式合同开始,为企业建立或完善合同管理规章制度,发挥制度的作用,提高格式合同的使用效率.相关管理制度包括:(1)交易对象审查制度.从合同相对主体究竟如何开始,弄清交易相对方的身份、资质、资信等基本信息,做到不谈、不订糊涂合同.(2)高水准格式合同使用制度.对于常用、非重大的书面业务合同,区别其性质与种类,由企业法律顾问制定比较规范的合同格式,供业务管理等人员在工作中经常使用.(3)合同条款及法律讲解、培训制度.定期为业务管理人员讲解条款、研读法律,让他们在提高合同法律及风险意识的同时,能够真正理解有关条款的具体含义及利害关系,避免不知其所以然的机械套用.(4)合同签订前的最终把关制度,明确流程和责任.(5)已签合同的企业法律顾问留存备案制度.(6)履行过程中风险出现或可能出现时,对企业法律顾问的第一时间报告或通报制度.2.对于重大、复杂的业务合同,企业法律顾问必须从各个环节真正参与其中,必要时与单位外聘的律师协同管理.标的较大、法务复杂、事关企业重大利益的合同,从一开始洽谈时就应该有企业法律顾问的全程参与,以便在交易对象、交易标的、结算方式、品质保证、合同担保、争议解决方式、诉讼管辖乃至于适用法律、合同文本等方面从严把关,在合同签订、履行、协商等各个环节,为企业争取尽可能多的合法权益.考虑到专业知识、执业经验等方面可能存在的局限,可会同单位外聘的律师进行合同协同管理,以真正帮助企业避免法律风险,维护企业最大的合法权益.

3.注意合同签订、履行、协商、联络等环节证据的留存与收集工作.对于与合同相关的票据、文书、往来业务资料认真收集,妥善保管;对于未能顺利履行、可能发生纠纷的合同,相关往来文书必须由企业法律顾问起草与经企业法律顾问修改发出,避免业务人员因不谙法律而可能造成的被动局面;同时,又为其后的救济性合同管理留下证据、打好基础.

4.出现纠纷后,进行协商、调解解决问题可能性的判断,并与业务人员一道,做好纠纷解决工作.现实中,利益的不同与冲突使得合同履行过程中(及履行后)的不同看法、争议并不少见.如果争议不可避免,且争议明显具备法律性质,则企业法律顾问就不能置身事外,而应根据争议的具体情况,如争议产生的原因、涉及企业利益的大小、对方态度与要求等等进行综合判断,看是否具备协商、调解解决问题的可能性;并与业务人员一道,制定好解决纠纷的各类具体协议并参与、监督这种救济性协议或合同的实际履行情况,实现妥善解决纠纷的合同管理目标.

四、规范使用合同范本应注意的六个环节

建立完善公司的法制体系,使公司成为依法经营依的经营企业.规范的范本合同管理将随着市场经济和行业的发展壮大而日显重要,这要求在严格规范范本合同的订立程序的同时,还要加强坚持程序和实体法并重的原则.从工作的实际出发,在管理实践中重点把握好以下六个环节:

1.强化法律意识,即强化经营者、合同管理人员及合同承办人的合同法律意识.通过培训提高企业经营者、合同管理人员和合同承办业务员素质是其首要任务,也是做好合同管理的最大前提.

2.健全管理制度,即建立健全合同管理制度和管理程序,在公司内部建立完整的制度体系,形成管理层次清楚、职责明确、程序规范、协调与制衡并存的有效机制.

3.夯实基础工作,即建立健全合同签订和履行基础档案,实行合同实施流程的统一管理和监管,防止经营活动中可能出现的个人行为,加强公司相关人员工作调动的交接工作程序及监督,减少或杜绝国有资产的流失.

4.严格把关流程,即把好对合同实施有效管理的控制关,根据不同种类的合同,采取不同的管理方式和程序,严格工作程序,实行分类管理.

5.完善监督职能,即强化合同的履行监督,通过公司的法律机构、监察审计机构和工作目标责任制相结合的大监督模式,全面掌握各类合同的履行情况,及时排除阻碍,防止违约的发生和法律风险的出现.

6.适时创新管理,即积极推进合同管理的创新,推广范本合同的广泛应用.随着国家合同法的颁布和实施的推进,结合不断变化着的市场经济形势,合同管理作为市场经济中新型的管理学科,会有很多需要在实践中不断认识、不断探索的新情况、新问题.因此,公司的合同管理工作也需要根据公司内外部经济环境的变化不断地更新管理观念和方式,不断创新合同管理的模式.

随着市场经济的深入发展,要求企业不断增强风险意识,建立健全法律风险防范机制,规范企业合同管理工作,不断提高公司依法经营管理水平.

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