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【摘 要】科学合理的采购管理,在企业管理中有着至关重要的地位,对于企业来说具有十分重要的意义,实施成本和风险控制,是增加企业和社会积累的源泉,是企业增加盈利的根本途径,但是由于受到各种因素的制约,现在许多企业在采购管理,以及成本和风险控制上存在许多不完善之处.本文结合自身企业的具体实际情况,对采购管理,以及成本和风险控制方面提出了一些建议,以供参考.
【关 键 词】采购管理成本分析风险控制
采购管理是企业为了完成生产和销售计划,确保可靠质量的前提下,从适当的供应厂商,以适当的价格,适时购入必需数量的物品或服务的一切管理活动.采购管理在企业管理中占有至关重要的地位,采购成本和风险的控制,是整个经营活动中的关键环节,加强采购管理,有效降低成本和风险控制,是企业在激烈的市场竞争中发展的必要条件.
一、制定有效的采购计划
采购计划的制定是采购管理中的关键性的环节,随后的采购流程及其执行也都围绕这个计划展开的.合理地制定计划会提升企业整个采购活动的质量.一般按照材料的需求计划来选择合同的类型,并弄清楚如何管理采购整个过程；具体内容主要有：确定采购合同类型、组织采购人员工作、管理已有和可能合作的供应商等.而制定采购计划的重点除了成本控制外,最重要的是采购计划执行的监控；所以,单独的采购计划一定要重视计划的监督、控制及开展,并确定好方式以组织采购人员进行实施和采购效果的最终反馈等.
二、管理整个采购过程
在制定出详细的采购计划以后,就面临着如何执行的问题.对于采购过程的管理,主要有以下几方面：
1.采购询价：具体指针对不同的供货商（一般至少是三家）的物料报价开展对比,以确定选取最优性价比的供应商的采购方式.这一比较分析的过程有着更准确的叫法,即供方资格确认,得到采购信息的途径主要有招标公告或是行业刊物刊登等.
2.确定供应商：即选择并确认供应商资格,这既要根据在采购询价过程产生的结果进行判断,还要考虑供应商的供货能力、产品质量及企业信誉等其他因素.如确认水泥供应商,则要在至少两家以上的供应商中选取合作目标,这样既公平又可以相互制约供应商,使得他们提供相对合理的价格,另外还能够避免因供应材料不及时造成停工等风险.
3.采购合同的签订：采购合同是买方与卖方,通过双方谈判而取得一致同意以后,就要签订基于供需关系的合同,合同的供需双方一定要遵守并认真履行合同,因为合同是双方密切合作的法定约束文件.签订供需合同的双方都出于对不同的生产经营需求,采购合同作为经济合同必须遵守《经济合同法》的规定,承担相应责任及义务.
三、采购成本分析
采购成本在采购管理中是占用资金最多的重要组成部分,生产型企业更要注重采购成本管理.由于企业从事经营就必须使用原材料,所以不管企业具备什么样的规模,都非常重视管理采购成本,只有管理好采购成本,才能有效提升企业利润.但必须考虑企业开展项目的整个周期,以确定最低的采购成本.在实际开展采购工作时,部分招标单位一般通常只重视承包方提出的投标报价,却忽略了招标成本、施工成本及其他损耗产生的成本,这些项目也是整体采购成本的组成部分.
四、有效控制采购风险
在企业开展材料采购时,必然相应地会产生采购风险.采购风险一般指企业采购材料过程中可能出现的意外,如人为或是经济等方面的风险.采取什么样的措施控制好材料采购的风险管理,即必须建立起科学、有效的措施,用以规避采购风险,完成采购的预期目标,促进采购工作顺利完成,主要做到如下几方面：
1.建立严格的采购制度.不仅能规范企业的采购活动,提高效率,还能防止采购人员的不良行为.
2.对将要或是潜在进行的采购材料开展必要的考核心、分析及挑选.这样做一方面能够对招标单位采购材料的性能、质量及供应企业有一定的了解；另一方面可以货比三家,在采购工作中占据主动,在一定程度上规避了采购风险.
3.建立供应商数据库和价格评价体系.对供应商进行分类并建立数据库,同时定期或不定期地更新相关信息.对所采购的材料建立价格数据库,由企业有关部门定期搜集供应商及供应价格信息,以此分析、评价并更新,选择性价比最高的供应商.
4.选择恰当的材料采购方式,企业采购方式通常以公开招标进行透明性采购为主.但对于工期比较紧张、价格难以确定等特殊情况,比较适合采用竞争性谈判的方式开展,进而在协商过程中能够更深入地明确和完善买方采购材料的具体要求.
5.对采购合同进行全方位内部评审.在合同评审中,严格审查合同条款、合同价款、合同成本等内容,并严格把控合同的履行情况,以便及时应对合同风险.
综上所述,企业采购管理本身就是项复杂、系统的工作,它涉及企业生产经营行为的各个环节,只有提高材料的采购管理水平,才能有效控制采购成本,并能及时规避在采购过程中的风险.因此,企业应完善采购管理制度,制定合理的采购预算和计划,加强采购成本的监督和风险控制,从而使企业在日益激烈的竞争中立于不败之地.