加强商业企业合同审核源头降低成本费用

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摘 要：合同是费用产生的源泉,加强合同审核是降低费用的关键.只有控制源头,卡住合同审核,才能有效降低成本费用.

关 键 词：合同审核商业企业成本费用

一、面临的现状

某商业企业的合同大致分为两部分,即行政类合同和商品购销合同.行政类合同是指除经营类商品购销合同以外的各种经济活动所签订的合同.行政类合同按性质主要分为工程改造合同、媒体广告合同、宣传品制作合同、店堂布置合同、促销及积分返礼礼品合同；固定资产、低值易耗品、办公用品采买合同；设备维修合同；水电费、空调费、物业管理费合同；财产保险、审计、评估、咨询费等十余类.

行政类合同主要附件包括：立项申请、资质证明、三方比价单、律师意见、价目表或项目清单及其他合同附件等,制作类合同还应附上效果图.以上资料,按主次顺序依次附在合同文本之后,并在会签单上将附件名称填写齐全,防止资料丢失,无法查证原始资料.

某商业企业经营品牌三百多个,每年签一次合同,合同期限大多数为一年,合同到期日分别为每年3月31日和8月31日.

二、存在的问题与不足

一段时间以来,纵观合同的审核及签订过程,存在一味强调抓结果,忽视中间管理环节和过程控制,主要表现在：先履行,后签订合同,事后补签,缺少了价格审核、立项审批环节,造成管理漏洞,同时造成合同管理失控；合同签订前未办理立项审批.目前存在以合同的签订代替立项的现象,使得控制环节脱节,管理环节疏漏,给企业带来潜在的危害；签批程序不规范.在实际工作中,往往会遇到企业总经理已签批,合同才传至财务部或其他部门补签,价格审核失去了意义、签字成了例行公事,使签批程序形同虚设,违背了合同签批程序；本应由下属企业签订的采买合同,大多由上级企业大包大揽.为了确保一致性及有效降低费用,存在多个下属企业采买相同的促销礼品、工服及其他办公用品等现象.此类业务大多由上级企业与供应商签订合同,货款也由其代为支付,但由供应商直接开给下属企业,各下属企业需将货款支付给上级企业的混乱现象；合同附件不全.合同签批经多个环节,会出现附件不全、附件丢失现象,给日后查询和审计带来极大不便；三方比价存在虚假行为；合同签订的金额与实际付款金额不一致；商品类合同扣率、单产低于公司标准；合同费用的收取方式违背合同约定.

三、解决的措施与办法

针对以上诸多问题,某商业企业经过反复调查和研究,认为加强合同审核是确保降低成本费用的关键.要抓好合同审核,必须关口前移,强化过程监督和管理,切实发挥财务部门审核监督作用,有效降低成本费用.为此,某商业企业制定并实施了《行政类合同签订与审核、评价管理办法》,修订了《商品类合同签订管理办法》.办法具体内容如下：

⑴先签订、后履行.任何行政类合同的签订,都必须由主办部门指定专人负责,按照“先签订、后履行”的原则,严禁先执行后补签合同的行为发生,更不能以实际履行代替签订合同.

⑵先立项、后签订.只有立项成立后,才能办理合同汇签.

⑶制定了合同签批流程：

⑷为了确保企业形象、氛围装饰的一致性,为有效降低费用,各下属企业应分别与供应商签订协议,注明采买数量、金额,分别开具支付货款.避免造成下属企业未签约却履行合同的不规范行为、同时在付款环节造成的取得单位与货款的支付单位不一致现象,违背财务结算规定.

由上级企业统一发行的广告、短信等不可分的合同,按照上级企业确定的分摊比例进行费用分摊.实物类采买数量可分的合同需由各下属企业分别签订合同.避免在付款、验收、提供等环节出现不一致的问题,造成不必要的纠纷.

⑸合同附件,尤其是招标会议纪要、三方比价、立项申请、企业资质、行业资质等重要信息的附件,必须妥善保管,按主次顺序附在合同文本之后,装订成册,便于传递,以防丢失.其他合同附件资料主要包括：a、基建、大修类合同必须提供项目申请报告（或检修报告）、预算书等有关资料.b、户外广告发布类合同需提供经营许可证证明、模拟效果图、方位意识图、价目表等有关资料.c、报刊杂志广告类合同必须提供媒体资质证明、样稿、类似版本、价目表等有关资料.d、电视广播广告类合同必须提供宣传的主要内容、安排播放时段、价目表等有关资料.e、以上b-d类主题营销、新闻发布等广告宣传类合同必须提供经企业领导批准的策划方案、预算方案及其他相关手续.

⑹三方比价即应在同一内容、同一规格、同一标准、同一材质下进行比价.为确保三方比价的真实有效,三方比价单应提供报价单位联系人姓名及联系,便于合同主办单位进一步核实.

⑺合同签订的金额与实际付款金额不一致的解决办法：

a、采购数量增加,因采购数量增加,使付款金额大于原合同金额,且不超过原合同金额的20%时,经办部门需要提供情况说明（视为对原合同的追加）,并经各级领导审批.增量后的价值超过原合同的20%时,需重新办理合同汇签.

b、采购品种增加,在原采购品种的基础上增加采购品种的,经办部门完成立项后,再签订补充协议.

⑻商品类合同的审核

a、品牌续签合同的审核品牌续签合同是指品牌已经引进,因到期,需重新签订的合同.审核时抓住以下几个因素：扣率与到期合同比较有无变化；该品牌保底单位面积产出（以下简称单产）与到期合同、与企业单产标准进行比较,分析指标的升降情况；简述合同期内该品牌已经实现的月均销售、月均毛利、月均单产情况,列举相关数据,提出合理化建议.

b、新进品牌合同的审核,新进品牌合同是指商业企业之前没有经营该品牌,与供应商协约在企业某区域内将要经营某品牌的约定.签约时从以下几方面进行审核：新进品牌的扣率与合同约定区域内企业经营上一品牌（以下简称前品牌）的扣率进行比较；新进品牌保底单产与前品牌、与企业单产标准比较,有无差异.

⑼商品类合同相关费用如何收取.审批商品类合同时还应关注相关费用（物业费、水电费、信用卡费、价签费、货架使用费、大型活动的赞助费等）的收取方式.费用收取方式一般分为（或银行转账）、抵账、帐扣,帐扣会减少企业增值税进项税额,因而优先选择前两种方式收取,并在合同中注明.

临时场租合同、静态展及灯箱广告位租赁合同,属于下属企业收入,如合同传递不及时,不利于相关部门准确掌握租金收取情况,甚至造成漏收租金.因而要求经办部门及时传递相关合同,确保合同的实施及监督管理.

为确保两个管理办法的有效实施,某商业企业及时举办了培训班,要求各部门负责人、内勤、行政秘书、合同管理员等相关岗位人员参加.

四、取得良好效果

卡住源头是根本,盯住审核是关键.只有控制源头,卡住合同审核,才能有效降低成本费用.实施两个办法以来,某商业企业合同审核工作质量有所提升,检查发现平均每周20多个问题（事后补签合同、缺少立项、合同附件丢失、三方比价虚假等）降到了10多个问题,提高了工作效率,有效降低了成本费用；商品类合同的扣率、单产不符合企业标准的现象大大减少,为实现企业目标提供了确实可靠的保证.

加强商业企业合同审核,从源头降低成本费用是一项系统工程,需要不断地创新、发展、完善.某商业企业不断总结经验,进一步落实合同审核工作的各项管理制度,探求切实可行的激励约束机制,实现合同审核有效管理,成本费用有序可控.