高校电子档案管理

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[摘 要]本文针对高校电子档案管理问题,首先分析了电子档案这一档案资料新形式的技术优势与劣势问题,进而总结了当前我国电子档案管理工作中存在的问题,并有针对性地提出了强化电子档案管理工作的具体可行措施,为高校电子档案管理工作的开展提供参考.

[关 键 词]电子档案；管理；归档；高校；规范化；措施

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2014.05.065

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2014）05-0112-02

0引言

随着我国高校管理信息化建设的不断推进,高校档案管理工作也呈现出新的特点,档案资料的载体形式日益多元化,以磁盘、光盘等存储设备作为载体的电子档案文件日益增多,由于电子档案与传统纸质档案资料相比,具有信息存储密度高、信息存储形式多样性以及信息的集成性较高等的优点,当前已经成为高校档案资料的重要形式.因此,对电子档案管理工作进行标准化与规范化的建设,已经成为当前高校档案管理工作的重要内容,这对于确保高校教学、科研以及学生管理工作的正常开展也具有重要的作用.

1电子档案资料技术特点分析

1.1电子档案的技术优势分析

（1）可以大幅度提高档案管理工作效率.由于高校电子档案资料主要是以计算机作为信息处理工具,因此,档案的归集整理、分类统计以及存储查阅等流程都是借助于计算机来完成的,这就改变了传统的人工作业管理方式.不仅提高了档案管理工作的工作效率,同时也减轻了档案管理工作强度,使档案管理质量得以提高.

（2）电子档案资料有助于实现档案资料的共享使用.传统的纸质档案资料,无论是各项信息资料数据的查找还是资料的更新,都存在着程序繁琐与查找困难的问题,采用电子档案形式之后,应用档案管理办公软件,可以根据主题或者关 键 词等直接在线搜索下载所需要的信息资料.而且由于通过软件可以实现电子档案资料的分类、排序以及查找等一系列功能,提高了电子档案资料的检索效率,对于电子档案的共享使用十分有利.

（3）电子档案资料写入、输出速度快.随着电子科技的不断发展,计算机以及各种存储设备朝着大容量、高速度的方向发展,数据写入、读取速度非常快.因此,采用电子档案资料不仅可以有效节约档案资料的库房占地面积,同时档案资料的整理归档工作速度有了根本性的提高.此外,采用电子档案的形式,由于可以采用同一文件多次备份的形式保存,因此能够保障一些重要资料文件的安全.

1.2电子档案的技术劣势分析

（1）电子档案的安全隐患问题较为严重.在电子档案的整理存储过程中,很容易受到互联网中病毒或者木马软件的影响,造成需要保密存储的电子档案资料被恶意获取以及非法使用.而且对电子档案进行篡改也不会存在痕迹,因此容易出现档案资料被非法篡改问题.

（2）电子档案的技术升级频繁.电子档案的整理归档以及保存全部是依托于计算机来完成的,由于电子产品的升级更新速度较快,当计算机或者是软件系统升级改造之后,为了确保数据格式与操作系统的相容性,需要对电子档案进行数据转换或者是升级更新处理,这样才能确保电子档案的永久保存与持续可读.

（3）电子档案对于系统以及存储设备的依赖性较高.电子档案的处理需要借助于计算机完成,而存储则主要是存储在数据盘等设备上,这就导致电子档案对于系统以及存储介质的依赖性较强.如果存储设备损坏或者是缺少备份,容易造成数据文件的丢失.

2当前我国高校电子档案管理存在的问题

（1）高校电子档案的归档管理不完善.归档工作是电子档案管理工作的首要任务,然而我国部分高校档案管理部门,正是在归档工作这一首要环节上出现了问题,导致电子档案管理工作效率不高.首先,对于电子文件档案资料的原稿保护重视不足,对于电子档案资料原稿随意增删的问题较为严重.其次,电子档案归档程序不明确,对于电子档案的收集、整理、筛选以及分类使用没有形成一套系统完整的管理程序.此外,在归档程序管理上,一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性,存储设备选择不当,数据格式分类不当,都有可能造成电子档案资料的损坏与丢失.

（2）电子档案保存管理问题较多.当前高校在电子档案保存管理上同样存在着较多的问题,主要是对于电子档案存储设备的保管缺乏专门的设备,由于一些数据存储设备非常不稳定,很容易造成电子档案资料数据的丢失.此外,一些重要的档案资料缺乏必要的备份,一旦数据丢失或者被篡改,很难恢复,特别是对于一些重要的科研资料,将会造成重大的损失.

（3）档案管理工作制度缺失.部分高校档案管理部门没有制定完善的档案管理工作制度,一些档案管理工作人员在开展电子档案管理工作中缺乏指导,再加上电子档案管理对于管理人员的业务知识以及计算机的应用能力要求较高,造成了电子档案管理工作的整体水平不高.

3高校电子档案管理规范化措施

（1）做好电子档案的归档管理.完善电子档案的归档管理,首先应该明确电子档案的具体归档范围.电子档案的归档内容主要包括以下几方面：高校内部各部门在教学、科研或者是管理活动中所形成的各类电子公文；高校信息网站的重要信息资料；高校教学科研活动、党政管理活动以及学校重大活动中所形成的各种图像或者影音资料；学校内部运行的数据库或者是数据库管理系统的复制件；高校教师科研活动记录或者是学生的毕业设计资料等需要电子版保存的文件.在明确了电子档案的归档范围之后,应该组织高校档案管理部门对电子档案的有效性与完整性进行相应的鉴定审核.对于需要加密的电子文件,则应该提前做好加密处理,同时一并将电子文件的技术加密方法进行归档.在将电子文件归档之后,应该对电子档案的具体内容、电子档案的创建时间、电子档案的存储格式以及电子档案的文件类型做好附带说明.此外,在电子文件归档过程中,应该确保数据文件格式的一致性,对于文本类文档在归档时一般保存为PDF格式的文件,对于图像电子文档则可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式进行保存.视频以及多媒体文件则主要保存为MPEG或者是I格式,音频文件则主要以MP3与W格式进行保存.（2）完善电子档案的存储管理.电子档案的存储管理也是电子档案管理工作的关键环节,对于电子档案的存储管理,首先应该严格制定《归档文件整理规则》以及《档案实体分类方案》等技术文件作为档案整理以及分类管理工作的依据.在将电子文档档案资料整理存储之前,必须对存储设备或者是存储数据平台进行病毒检查清理工作,确保存储环境的安全可靠.对于重要的电子文件档案资料,应该一式三份进行备份处理,一份封存备案,另一份提供检索查询使用,第三份则采取异地存储的管理方式.为了确保存储介质的安全,应该采用专门的保护设备对电子文档进行保存管理,通过将存储设备置于防光、防磁、防火以及防潮的专业设备中,确保电子档案资料的安全可靠.对于电子文件档案资料,每年都应该采取机读抽检的方式进行检查,以确保电子档案的安全保存.同时应该间隔4～5年时间对电子档案资料进行转存,以免由于存储设备不稳定造成数据文件的丢失.

（3）规范电子档案资料的查询使用.对于电子档案资料的检索查询使用,可以通过与高校的校园网络相连接,直接利用这一网络平台实现对于电子档案资料的查询功能,以提高信息检索与查询的效率.对于机密文件,特别是涉及学生信息或者是科研成果的电子档案资料,应该按照相关的保密规定进行管理,所有资料的查询必须经过相应的授权.可以采取设置电子或者是授权IP登录访问的方式,按照不同电子档案资料的密级程度,进行限制性的检索使用.

（4）明确电子档案资料管理工作人员的职责.为了督促档案管理工作人员积极开展电子档案管理工作,应该制定相应的管理制度,落实电子档案管理工作人员的责任.重点要求档案管理工作人员严格按照管理规定对电子档案资料的收集整理、管理系统的维护开发以及档案资料的检索使用进行细致的管理.此外,为了提高电子档案管理工作人员的业务能力水平,应该定期对工作人员进行岗位培训教育,重点针对电子档案管理的业务知识、档案管理系统操作使用等方面进行培训,以提高其档案管理技能.

4结语

随着科学技术的不断进步,电子档案在高校档案资料中的比重不断增加,对于确保高校教学科研活动的顺利开展,推动高校管理现代化发挥了重要的作用.由于电子档案资料无论是在档案资料的归集整理还是在建档保存等方面,都与传统的档案资料管理有着明显的不同,这就要求档案资料管理人员必须结合电子档案的特点,完善档案的整理、归集以及存储保管,进而提高高校档案管理的整体水平.

主要参考文献

[1]张宝珍,徐海涛.电子档案袋在项目化教学评价中的应用研究[J].长春教育学院学报,2012（10）.

[2]卢明.信息环境下我国档案文献保护的趋势[J].科技情报开发与经济,2008（29）.