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所谓档案电子化,就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程.
一、档案电子化的现状
1.标准化、规范化工作有待提高.档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化.但由于历史原因,馆室藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差,这也制约了档案信息工作电子化.
2.档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术的特点和发展考虑.越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应.
3.档案信息管理人员的素质有待提高.实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作.
二、档案电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生了很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异.这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案.广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任.不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务.由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势.
三、档案电子化的益处
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率.目前,大多数基层档案馆室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用.
2.缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性.手工信息加工工作模式是“选题――选材――编辑――出版”.这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值.档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献.
3.档案信息电子化,可一次投入、多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面.手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者辛勤劳动的成果只能“待字闺中”.
4.档案信息电子化,信息成果可多份拷贝.将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高.
5.档案信息电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨.虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面的发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础.
电子档案的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性,需要为它建立一个新的“原始性”概念.对于一份电子文件来说,只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的,此后又从未修改过,我们就应该承认它是原始的,尽管它没有固定的载体、没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式.这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于,它抛弃了文件形式上的原始性,仅以文件中所含信息的真实、准确即内容的原始性为惟一标准.根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要,我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的,它将是电子文件转化为电子档案,全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本,是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础.但是,对这种看不见、摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情,这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善.
四、开发档案信息资源,为中学教改服务
档案是重要的信息资源,开发电子档案信息资源重在“开发”,开拓收集范围,多渠道提供利用,是开发档案信息资源的主要手段.要克服档案原件不被广泛系统利用的缺点,做到广角度、多层次收集,建立纵向与横向收集工作网络.学校档案室改变了那种“看门守摊,等人上门”的封闭式做法,主动提供了大量珍贵的档案材料,将学校的成果进行全面的收集、精心整理汇编成册.这些编研成果,为充分利用档案信息资源、为学校的建设做出了贡献.
总之,通过搞电子档案信息资源的开发利用工作,我们既热情主动地提供服务,又健全和熟悉了档案资料,注重档案的收集质量,提高了档案的利用率,还对利用效果的反馈信息进行了综合性的分析、研究,找出了工作中的不足.要以科学的态度,把中学电子档案信息资源的开发工作做得更好,使之发挥出更大作用.