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摘 要： 高校档案是高校历史和文化的积淀,是一种重要的信息资源,它真实地记录了学校教学、科研、管理等活动的基本情况,它为高校的教育、科研工作提供素材和凭证,同时还具有文化教育功能,是高校最宝贵的信息财富之一,对学校和社会的发展起着重要的作用.信息化社会的到来,使得长期以来作为信息主要承载形式的档案存储介质发生了巨大的变化,主要表现在以纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子档案过渡.产生的大量电子档案如何归档管理是档案工作者所面临的全新课题.
关 键 词 ： 高等学校 电子文件 档案管理
高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是高校师生创造性劳动的结晶.随着信息化的发展,高校的办公自动化水平不断提高,内部产生了大量的电子档案,电子档案是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的数据资料,由此产生的电子档案已在高校档案中占有极大的比重.高校档案关系到学校发展的历史,是历史的积淀,更是见证事关学校发展重大事件的依据材料,关系到高校可持续发展的一个不可忽视的重要问题.而归档是档案管理的一个重要环节,工作中保证电子文件的齐全完整,充分发挥电子档案的作用,是许多高校的不足之处,本文就如何做好高校电子档案归档管理工作谈几点建议.
一、电子档案的特点
(一)电子档案具有快捷性和可塑性.
与纸质档案相比,电子档案具有存储体积小、检索速度快、方便远距离快速传递,可同时满足多用户共享等特点.利用计算机可直接进行文件的修改、收发传递,极大地提高了办文的效率.
(二)电子档案具有对设备的依赖性.
离开了计算机网络,电子档案就不能传递,不能直接阅读,因此,电子档案必须依赖于特定的软件和相应的硬件条件才能识别和利用.如果没有特定的设备和软件,那么电子档案很可能会失去利用价值.
(三)电子档案具有不安全性.
电子档案的出现,使秘密的载体发生了革命性变化,信息传播从“有形”走向“无形”,电子文件在网络环境中传播和存储,极易受到攻击,造成信息被盗、被删除或被改写等严重后果,一旦出现此类问题,电子档案就会被破坏得面目全非,从而失去应有的作用.
(四)电子文件的法律效力尚不明确.
第27号令《高等学校档案管理办法》颁布实施不久电子文件归档工作才处于起步阶段,多数高校还没有把电子文件与电子档案的归档工作纳入档案管理工作的轨道.电子文件由于其信息和载体的可分离性、易更改性等特点很难制定出相应的法律认定条文,而各单位在管理电子文件、设计处理软件时,往往各行其是,自成系统,采用的标准也各不相同,造成资源不能共享.这些问题的出现在很大程度上限制了电子文件作用的有效发挥.
二、电子文件的归档管理存在的问题
充分认识和了解了电子文件的上述特点,有利于我们在日常工作中加强对电子文件的管理.但是,日常工作中常常会遇到很多问题,比如大量的电子文件通过网络直接传输,接收单位形成了大量的电子文件,有的单位因计算机系统的存储容量不够,为接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件.由此可见,电子文件的管理并不像纸质文件的管理那样规范和有章可循.
(一)电子文件收集归档难.
电子文件从形成到归档往往要跨越多个部门,给电子文件的收集工作带来了难题.影响电子文件收集的主要原因有：（1）随着信息化的发展,有些部门如教务处、财务处、科研处等都有各自独立的办公系统,对口上级部门直接通过系统发送到相关的单位,改变了传统的由学院办公室接收文件的模式.各单位、各部门可直接从网上收、发文件,自行办理,形成的电子文件却散落在各个部门；（2）有些部门不重视归档工作,未明确专人负责,导致大量的具有保存价值的电子文件散落在各个部门；（3）由于学校各职能部门的工作环节有时是互相交错的,文件归档职责难以界定,为了方便使用不将电子文件按要求归档,而是存放在个人手中.对电子文件的归档要求不甚明了,难以达到归档前的规范整理；（4）有些部门设备落后,存储器的容量小,新产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件,使很多有归档保存价值的电子文件被删改.
(二)电子文件的技术保护难.
电子文件的载体一般是以磁介质为主,对存放环境的要求比较高,但是目前存储选用的载体不耐久,性能不稳定,加之保证电子文件真实性的技术过于复杂,难以采用等,都是在管理过程中遇到难题.另外由于电子文件自身存在的问题,目前尚未制定出相应法律认定的条文,这在很大程度上限制了电子文件的归档管理.电子文件都依赖于特定的软硬件环境,如果离开特定的设备,电子文件不能生成、识别,电子文件就失去了利用价值.一些早期电子文件,由于设备陈旧、技术落后即使当时保存下来,现在也已经不能识别了.
三、电子文件的归档管理
虽然电子文件的归档管理还存在着不少问题,有些方面和目前档案管理的一些做法不尽相同,但它毕竟是档案管理向更深层次发展的必然趋势.随着人们对办公自动化认识的逐步深刻和计算机网络技术的广泛应用,电子文件改变了传统观念中对档案的理解,也改变了对档案的形式、特征、特性和意义的认识.那么,在信息化发达的今天,高校的办公系统已日渐完善,产生的电子文件越来越多,如何进行电子文件的归档管理是一项新的课题.
(一)加强制度建设,形成一套完善的电子文件归档管理标准.
由于电子文件的记录格式、载体形式有别于纸质文件,电子档案与纸质档案也存在很大差别.目前,国家科委和国家档案局已制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理办法》和《电子文件归档及电子档案管理办法》标准,高等学校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多,有文本文件、图形文件、图像文件、数据库文件等,将如此复杂、数量众多的电子文件收集、归档,必须靠制度约束,各高校应根据标准,结合本单位的实际情况,制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法,在工作中严格执行.合理选择电子文件的存储载体,确定电子文件的归档格式,同时要注意归档文件的鉴定,对归档的电子文件定期进行检查、维护等.同时,我国应加快相关的立法步伐,进一步提高电子档案管理的规范化. （二）明确电子文件的归档范围和归档时间,采取安全有效的保存方式.
凡是反映高校及其各部门的主要工作,具有参考利用价值的电子文件都应纳入归档范围.确定电子文件的归档时间要视归档的具体情况而定,电子文件的归档管理分逻辑归档和物理归档两种.逻辑归档应随办随归,经归档后的信息可供使用者通过网络检索利用,逻辑归档的随时办理可及时甚至实时地实现档案资源共享；物理归档原则上要参照纸质文件的归档时间,在一个工作年度完成后进行,这种归档方式便于实现电子文件的集中管理,有利于保证档案数据的安全.保存方式可采用以下几种方法：一是将应归档的电子文件最终版本确定保管期限,录入在磁、光记录介质上,脱机后可存放在别处.二是压缩归档.采用数据压缩工具,对计算机网络上应归档的电子文件,经过一段时间积累后进行压缩操作,录入到磁、光记录介质上.三是备份系统归档.一般是在电子计算机网络环境下采用.将归档的电子文件在网上进行一次备份操作,就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上,避免电子文件丢失.[1]
(三)电子文件与纸质文件同步归档.
由于电子公文本身存在着现有技术手段难以克服的缺陷,所以电子文件应与纸质文件同步归档.用可脱机保存的载体将电子文件备份下来,以纸质与磁盘形式制成双重备份,分别归档管理,但要保持一定的联系.对电子文件和纸质档案的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用.这样,利用纸质文件将电子文件的内容固定,解决了电子文件易于被修改的问题,确保其法律效用,还可对电子文件分类组盘,进行著录标引,保留电子文件在检索、存储方面的优点,从而既能高效、方便利用电子文件,又对电子文件起到较好的保护作用.
(四)加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作.
要做好安全保密工作就要处理好共享与保密关系.电子文件可以同时满足多用户共享的要求,但文件的共享只能给经过核准的人员使用.在电子文件处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制,并对登录的所有人员进行全过程的跟踪和登记.此外,系统必须确保文件数据的安全,防止由于硬件的偶然故障、人为损坏所引起的数据丢失.为确保数据安全,做好数据备份工作也是至关重要的.
(五)对档案管理人员进行电子文件和电子档案管理知识的培训.
从电子文件和电子档案发展的方向看,档案管理人员要提高自身素质,加强业务技术学习,掌握现代信息技术,逐步熟练运用计算机进行电子信息的使用和维护,介入文件的形成和保管,保证电子档案的完整与安全,促使电子档案管理走上规范、有序、健康的发展之路.