电子档案的管理原则与体系

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摘 要 ：我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用,纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力.电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系,由各级档案管理部门分别集中管理.

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我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用,纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力.电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系,由各级档案管理部门分别集中管理.

1．电子档案管理原则

电子档案是指具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据.

随着计算机技术的广泛应用,机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件.这种文件存储在特定介质上并加以命名,需要时,只要指出其文件名,即可将文件调出来供阅读或打印用,将电子文件归档后即形成电子档案.在电子档案中,全部信息是以数字式代码加以存储的,信息的编码和解码过程都由计算机完成,利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态,因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”.根据电子档案的特点,在其管理活动中还应遵循以下原则.

1．1完整性原则

随着计算机技术的普及,机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成,从而使电子文件的分布呈分散化趋势.此外,在电子文件中,信息不是固定在特定的物理位置上,“文件实体”的概念将不再存在.这种分散化和非实体化特征,使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观,因此在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全.不仅存储在电子文件介质上信息要完整,与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆.

1．2可读性原则

目前各机关使用的计算机硬件和软件不同,由此生成的电子文件的存储格式也不相同.计算机技术的迅速发展,造成了硬件、软件的不断更新换代,新设备对旧设备有时也不具有兼容性.由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性,脱离了赖以支持的软、硬件系统后,有些文件就会变成无法识读的“死文件”.因此,在电子档案管理中要特别注意确保其可读性.例如：在收集范围中,除了反映机关工作活动的记录外,还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中,除了对信息内容方面的要求外,还包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外,也要对其可读性进行技术分析等.总之,每一个管理环节都要对日后的档案利用负责,要保证档案长期的可识读性.

1．3可靠性原则

可靠性是档案的生命.由于电子文件易于修改并可不留痕迹、文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因,人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑.这个问题的解决需要多方面的努力.除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的.在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要把住收集关,确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性.

2．电子档案管理体系

电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系,由各级档案管理部门分别集中管理.目前,在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题：

2．1集中统一管理电子档案的问题

近年来,随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及,使用计算机制作文件的机关越来越多,大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门；也就是说,大部分电子文件没有归档,处于分散保存状态.从档案工作的发展看,各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档,实行对电子档案的集中统一管理.档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境.电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享,有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划,有利于加速档案工作的现代化进程.

2．2纸质文件和电子文件双套归档问题

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存,是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题.在这些问题没有得到有效地解决之前,这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性：一方面,在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下,档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存.另一方面,电子文件的归档也有其积极的意义.这样就形成了双套归档的局面.这是文件介质转换时期不可避免的一种现象,不应看作不必要的重复.可以预见,纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期.随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为档案,但多种介质档案并存的状况将长期存在.双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题.电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系,能够并轨的就实行并轨.

2．3实行文件、档案一体化管理问题

在计算机信息系统中,文件与档案的界限难以截然分清,电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段.事实上,将电子文件和电子档案分而管之无论在理论上还是实践中都是难以成立的.在对电子文件的全程管理中,计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计,电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行,因此电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式.

这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加,而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构.根据具体情况,有些单位还可实行包括情报、资料在内的电子信息一体化管理.