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摘 要 ：本文分析了工程设计单位工程设计档案的特点,介绍了工程设计单位档案管理的网络化管理措施.
关 键 词 ：道路桥梁；档案管理
工程设计单位是以智力劳动为主,多学科、多专业的知识技术密集型的产业部门.工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想、科技方法和科技配套成果.本文从如何充分认识和掌握工程设计档案的特点出发,把设计档案管理工作与自主创新相结合,以便更好的发挥出工程设计档案更大的经济效益的社会性使用价值.
建筑设计单位工程档案是科技档案的重要组成部分,其内容包括一个工程项目从计划立项、勘察设计到施工验收全过程中所形成的全部技术文件、设计图纸和有关工程文件材料.它是基本建设和生产管理的重要依据和凭证.由于很多重大项目设计周期长,专业多、产生的文件材料种类多、数量大,这给设计工程文件的收集、整理、保管、利用带来了一定的困难和很大工作量.
根据工程设计单位的工作实践,弄清设计文件形成的特点,找出其规律性,制定管理工作的对策,才有利于实现工程设计档案的完整、准确、系统.
1.工程设计单位工程设计档案的特点
工程设计档案是按照基本建设程序逐渐形成的,有着综合性、成套性、专业性、阶段性、周期长、数量多、整编量大等特点.
综合性：指一个工程项目设计形成的材料和载体的多样,设计档案的内容主要是设计过程中的报告、方案、各专业的计算书等文件材料和底图、蓝图、白图等图纸,工程设计档案材料除纸质材料外还有大量的专业计算书等电子文件,这些都是设计过程中形成的,施工的重要依据,应加以长期保存,做为其它设计和施工工作的重要参考.
成套性：工程设计从项目批复开始,经过设计招标、方案设计、初步设计、施工图设计、直至变更设计,是一个完整的工程设计工作过程,这个过程产生的全部档案都是与工程设计密不可分的,保持工程设计档案的成套性是工程设计档案的要求.
专业性：在工程项目设计过程中,每阶段形成的设计文件是与各专业直接相关的,是专业活动的,文件材料具有本专业特点又相互紧密相联.如建筑设计是设计的主体,而结构设计和其它设备专业的设计是围绕着这个设计基本条件展开的,所以它们之间各自独立,又密切相关.
阶段性：根据不同的设计阶段所形成的设计档案,可分为设计依据和设计成果.在设计前期的项目批文、设计任务书、合同、设计条件及要求、地勘报告等文件,这些都是设计依据.设计中形成的方案设计、初步设计、设计计算书、工程概预算书、施工图设计、图纸校审及设计质量记录等是设计成果.设计前期形成的档案是决定设计能否进行的依据性文件,后者形成的设计成果,是设计单位的巨大财富.
周期长：工程设计项目受工程性质、重要性、工程规模大小、建筑技术复杂程序、经济状况、政策导向等因素的影响,其周期长短不同,工期短的很少,而长的要几年,而且工程施工中的修改设计、会审记录、工程洽商、设计变更等也是工程施工中常见的现象.
数量多：这是指产生的工程文件材料数量多.一般设计前期准备的时间较长,但文件的数量少些,而设计阶段产生的材料多,主要是施工图,此阶段的时间不太长,但很集中,工作量也大.
整编量大：一个建设工程,有的会有先后不同的设计人员接手,有的为了赶工期有几个设计人员共同参加设计,这时往往设计档案的收集整编就不正规、及时,管理混乱,常常发生文件丢失,此时,就需要负责档案的管理人员切实负起责任来,应该把档案归档的任务担负起来,保证设计成果的完整.
从几个方面以上可以看到,工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定的.认识并掌握设计档案的这些特点,有利于不断改进管理方法和提高服务质量,以便最大限度地发挥工程设计档案的作用.
2.工程设计单位档案管理的网络化管理措施
工程设计档案是应长期保存的档案,年度跨度大,规格不一,种类多,数量大.随着单位业务的进展,设计档案越来越多,管理与利用都存在困难.因此,管理工作必须采用先进的技术和手段,实现信息化、自动化的管理.由于计算机的发展和电子文件档案的日益成熟就把这种目标变成了可能.所以,要提高自身的现代化意识,学习掌握现代化的科学技术方法,以担负起不断变化的工程设计档案的管理工作.
2.1 工程设计档案信息化的必备条件
首先应有符合计算机设备运行要求的工作场地,满足工程设计档案管理要求的计算机及辅助设备（数码相机、数码录像机、打印机、扫描仪、投影仪等）.还必须要有符合工程设计档案信息化管理的软件,符合国家有关安全保密法规与标准,应具备数据管理、图像管理、视频管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能,覆盖工程设计档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计等环节.还要充分考虑其实用性,尽量做到操作简单,使用方便；设置档案管理可扩展性,电子化、远程化、协同化、图文一体化的趋势,为电子档案一体化管理,远程管理,数据刻盘迁移管理等其他功能或预留空间.
2.2 工程设计档案信息数据库建设
通过文字信息著录、文件及图纸扫描、声像档案数字化、电子文件转换与装载等多种手段,做好工程设计档案信息基本数据库的建库工作,构建工程设计档案目录库、工程设计档案基本信息库、工程设计档案原件库、工程设计档案多媒体库等各种基础数据库.
在基础数据库的基础上进行适当挖掘整合,形成各种专题数据库,提高工程设计档案信息有效利用率.专题库建设既要围绕本单位主要职能活动,又要有丰富的档案资料.不仅要保持工程设计档案信息的真实性、完整性与有效性,还要提高其权威性.
数据库中的各种不同类型的工程设计档案数据,其文件格式均应尽量采用通用文件格式.文字型数据推荐采用PDF、TXT格式；扫描图像数据推荐采用JPEG、TIFF格式；视频数据推荐采用MPEG、I格式；音频数据推荐采用MP3、W等格式.
2.3 工程设计档案信息查询利用
利用是档案管理工作的目的所在,价值所在.专题数字档案库建成后,利用是关键.建议提供二种路径的利用.一是数字档案室客户端,汇集综合档案室的所有数据库、数字档案,由工程档案管理员专用.二是数字档案室网站.借助数字档案馆平台,建立数字档案室,授权本单位各部门人员,可以随时随地访问这些专题数字档案库.
2.4 工程设计档案信息的主动性和延续性管理
信息时代产生的工程设计档案的管理必须采取主动性管理,以加速工程设计档案信息化进程.
2.4.1 提前介入工程设计电子文件的管理,尽快制定出各个层面的工程设计电子文件归档.要在第一时间对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控,保证工程设计电子档案的完整性.
2.4.2 做好工程设计项目相关的地下管线档案信息等的分析与整合,使之得到更有效的应用.隐含地下看不见的比显露地面的工程设计档案信息化工作更为重要更为有效,必须引起重视.
2.4.3 做好施工图、竣工图等电子档案信息的收集,实现图纸档案信息化管理,使之得到更有效的应用.
2.4.4 做好后续工程设计档案的合并归档工作.工程设计竣工后还会有后续相关档案产生,譬如有的项目扩建改建了,都会有相应的档案产生.我们要根据工程设计档案特性进行分类管理,注意他们之间的延续性,归档时要注明相关档案的参见号.
工程设计单位的档案部门在重点工程档案管理中进行准确的角色定位,不仅需要智慧,更多是需要奉献.面向21世纪,面对信息技术的挑战,工程设计单位的档案部门必须真正实现网络化,大力进行网络资源建设,并与互连网接轨,全面实现资源共享,为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务,使工程设计档案的服务走向全方位现代化.