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当前,随着信息数字化浪潮的迅速到来,许多单位和部门,都在实施自动化办公项目.为此,一些工作人员抛弃了传统的纸和笔,而改用计算机进行网上办公,计算机和网络成了工作和生活中不可或缺的一部分.由于进行网上办公,工作方式发生了根本性的变革,使所需信息的快速收集、传递和利用成为可能.作为信息化建设中一个重要组成部分,档案信息数字化建设显得尤为突出.因为随着国民经济的快速发展,档案信息数字化也越来越快,这是每个档案管理人员需要面对的现实.然而不能忽视的是,在档案信息数字化建设中,也不同程度地出现了一些问题.为保证档案信息数字化建设又好又快地发展,当前迫切需要解决这些问题.为此,笔者提出以下几点看法,与大家一起商榷.
一、当前档案信息数字化建设过程中出现的几个问题
(一)实行档案“双轨制”中所暴露的问题
鉴于我国档案工作的现实,档案工作现行的管理体制是“双轨制”.这不仅为国家所提倡,而且还将持续很长一段时间.所谓“双轨制”,就是指档案管理人员对纸质文件和电子文件,同时收集、整理、保管和利用的两种不同的处理方式.从实践看,这两种方式各有优点.对纸质文件的收集、整理、保管和利用,已有一套完备的措施和办法,管理人员只要熟悉操作规程,就能很快掌握.同时,纸质文件还具备保管和利用方便、保密安全等优势.而电子文件,是近期才开始出现的,它涵盖面宽,且具有收集、保管、利用简单,不需要大的储藏空间,使用起来更加方便、快捷等优势.与此同时,我们还应看到实行“双轨制”暴露出来的一些问题.一是对于一种文件,却实行了两种不同的保管方式,既增加了许多人力、物力和财力,造成了不必要的浪费,又影响了电子文件的推广和应用.二是电子文件的自身局限性没有得到有效克服,其法律地位尚未得到完全确认.三是电子文件的安全问题,也未得到有效而彻底的解决,一旦遭到破坏,其损失不可估量.这与实行“双轨制”,达到档案信息收集、整理、保管、利用安全和利用方便的目的是相悖的.
当前,我国许多地方的档案管理仍是手工操作.要实行数字化办公,外部要与自动化办公网联接,内部需要购置计算机、打印机、服务器等设备.而建立内部局域网,由于受人员、经费、环境条件等因素的制约,目前很难做到.鉴于上述原因,我国档案最高主管部门,依据当前经济发展的状况和档案工作的实际,在充分征求各方意见的基础上,才确定了档案管理工作的两条腿走路方针――实行“双轨制”.
(二)档案信息数字化优势和潜能未得到有效发挥
相比一些经济发达的国家,我国的档案信息数字化建设工作起步较晚,目前只能说是处于初级阶段.一方面,经济条件相对落后的地区,档案管理工作仍是以手工操作为主；即使条件好的单位,也只是将档案目录输入了计算机而已.另一方面,经济条件相对发达地区,多数单位和部门,仍以建立档案信息检索系统和文档一体化数据库系统为主要任务,对现行文件全文录入未能实现且不说,就是对过去产生的大量的纸质档案、声像档案也未得到有效处理（数字化）.所以档案信息数字化的优势与潜能未得到有效发挥,要充分将其展示出来,仍需一定时间.
(三)电子文件的安全问题亟待解决
大家都知道,电子文件具有操作方便、传递快速、所需存储空间小等突出优点.但不可忽视的是,其自身在安全方面存在着亟待解决的问题.一是随着高科技的飞速发展,诸如多媒体技术、传真技术、信息高速公路、信息网络、光盘技术等在运用过程中,面临着一系列安全问题.二是在数字化信息的输入、存储、传输和提供利用等方面,同样也存在着信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取及病毒侵犯、人为破坏等不安全的因素.而且目前窃取机密信息的手段也越来越复杂、越来越现代化.三是由于电子文件的易改性、窃取手段的隐蔽性和电子终端的多样性,纵然设有网络监督部门,但查验起来仍十分困难,有些问题更是难以查证,使利用者对文件的真实性产生了怀疑.四是由于对网络中一些操作者的身份难以鉴别,使电子文件合法操作者的权限受到了限制,工作变得困难起来.以上问题的出现,对电子文件安全保管和长期保存带来了很大困难,成了一块阻碍档案信息数字化建设的绊脚石.
二、几点建议
(一)要建立高质量的档案信息数据库
现在,凡是在我国有条件的档案部门,都在建立档案信息数据库,虽多如雨后春笋,遍地都是,但归纳起来为两类.一是文件性数据库,二是检索性数据库.前者是我们实施档案信息数字化工作后,文件以数据形式存在并按一定程序排列的数据库.主要功能在于能完整地载入档案资料的内容,使人们通过网络获得较为完整的档案信息.有了它,就可以依赖先进智能化信息管理技术,以人工语言和自然语言进行搜索,为用户提高快捷高效的服务.后者主要是向用户提供档案的馆藏内容,介绍档案的目录、全宗内容、开放的范围及检索的途径.目前建立的检索性数据库较多,因为建起来所用经费较少,见效快.当然许多有条件的档案部门,还在为建起文件性的数据库而努力,这为今后的联网,实现资源共享创造了条件.
而一个高质量数据库中的数字信息,应具备以下几个标准：一是数据必须准确；二是数据项目、内容等必须完整无缺；三是数据必须规范；四是数据必须稳定.这既是当前档案信息数字化建设的核心工作,也是今后一个时期发展的方向.
(二)要建立统一的标准化体系
现代化生产的一项重要内容,就是标准化生产.生产的标淮化既是现代化生产的重要手段,又是进行科学管理的重要组成部分.《中华人民共和国标准化管理条例》一文对标准化作了重要论述.所以要实现最大范围内的信息资源共享,就必须建立统一的档案信息现代化管理的标准化体系.试想全国各地档案管理部门都能认真执行共同标准的话,不仅可使档案信息数字化建设的进程大大加快,还可使大家处在同一个网络平台上,真正实现了档案信息的共用共享.这为全体人民带来的方便和创造的社会经济效益将是很可观的.
(三)要规范档案图像的标准格式
声像档案是档案的一个重要组成部分.对档案信息进行数字化,采用什么样的格式和数据压缩技术,是其能否成功的一个关键性问题.这就需要我们从文件格式的开放性、扩展性、适应性等方面来规范档案图像的标准格式.现行的档案图像处理的标准格式有多种,但必须从中选出一种来处理图像.选择的标准必须是符合以下标准格式：既可以运用于广泛的应用程序,又可以处理各种图形,还可以允许使用者能针对某一个扫描器和打印机的特性而进行自由调整.采用了这种档案图像处理的标准格式后,使用者就可以得心应手地处理各种档案图像了.
(四)要重视档案信息的安全建设
在档案信息数字化建设的进程中,档案信息的安全建设显得尤为重要.各级领导与相关部门,一定要重视安全建设,并采取必要措施,来保证档案信息的安全.
确保安全的措施主要来自两方面：一是制度管理,二是技术保证.所以对此的要求是,在档案信息数字化建设过程中,要建立一套严格的管理制度；一切都要按制度办事,从而杜绝不安全问题的发生.另外,还要有与之相配套的技术措施进行控制.当然这种安全措施是形式多样的：如对机密的、不能开放的档案信息,不放在网络服务器上；放在内部局域网上的,一定要采取物理措施,与外界阻断；对不同的用户,设定不同的权限并按设定的权限向其提供档案信息；建立数据备份制度,制作只读光盘；建立网络防火墙,进行数据加密等.有了这些安全措施,才能确保档案信息的安全,杜绝失泄密事件的发生.
（作者单位：河南中医学院第一附属医院）