移动行业档案管理模式

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移动行业作为信息化的带头行业,已经深刻认识到档案管理信息化与企业整体信息化建设的密切关系,只有制定合理的信息战略,实施科学有效的档案管理工作,才能够保证企业业务活动的顺利开展,才能够从整体上提升企业的信息化水平,真正实现知识管理、创新管理.正是在这样的背景下,本文选取北京量子伟业时代信息技术有限公司实施的江苏移动和广西移动两个案例,探讨移动行业档案管理的创新模式.

移动行业档案管理的集成思想与“四化”建设

所谓集成是指为实现特定的目标,集成主体创造性地对集成要素进行优化,并按照一定的集成模式构造成为一个有机整体系统,从而更大程度地提升集成体的整体性能,适应环境的变化,更加有效地实现特定的功能目标的过程.集成不是要素之间的简单叠加,而是按照一定方式进行的构造和整合,其目的在于实现集成整体功能的倍增和涌现.所以,集成的实质在于管理的创新与资源的整合.

从本质上说,集成管理是一种思想,它需要与具体的实践活动结合起来,才能充分地体现其价值.对于移动行业而言,将集成管理思想注入档案管理领域,尤其是提供电子文件管理解决方案,是非常适用的,但如何针对该行业档案管理的特点,在实践中发挥该种思想的价值,为企业的战略目标服务,则是一种管理模式能否成功的关键.

江苏省移动公司设计档案管理系统时就充分体现了集成思想,该管理系统的核心思想可以用“四化”来概括和描述,即档案资源数字化、管理流程一体化、信息管理标准化和信息服务网络化.

（1）档案资源数字化.从目前的实践状况看,移动公司的档案资源主要有两种形式,一种是天生的电子文件,一种是派生的电子文件,即传统档案的数字化.对于天生的电子文件要及时、完整的捕获和收集；而对于派生的电子文件,则需要通过一定的技术手段将传统档案进行模数转化.

（2）管理流程一体化.通过建立文档一体化,实现各类电子文件及时归档,使档案收集在时限上提前成为可能.通过与其他系统的无缝链接,以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控,跟踪管理,实时接收,用现代化手段对档案业务各流程进行管理,保证档案信息的齐全、完整、准确,从而实现真正意义上的文档一体化.

（3）信息管理标准化.标准化是信息资源集成和共享的前提条件之一.档案管理系统的建设必须要充分考虑这一因素,在系统搭建、流程设计和技术应用等方面都要兼顾国内外的一些相关的规定,尤其是面对移动企业内部“林立”的业务系统生成的档案信息,更需要采用统一、规范的管理方法和技术手段.

（4）信息服务网络化.移动公司的档案管理将是以价值为导向的档案知识管理模式,它将对档案资源进行整合和深度挖掘,通过统一的网络平台,及时有效地提供档案信息为企业服务,从而实现以企业战略为目标的价值管理模式,达到档案知识管理模式的进一步创新.

经笔者调研发现,正是以上述核心思想为基础,江苏移动设计和实施的档案管理系统,在实践中取得了很好的效果,进一步提高了江苏移动的档案信息化水平,有效帮助江苏移动实现了档案管理工作的新一轮发展.

解决方案的模式分析

移动行业形成的档案具有复杂、高密度、分散和规范等特点,结合这些特点,贯彻集成理念,移动行业档案管理要从档案信息资源集成、档案管理活动集成、业务活动集成、利用服务集成和纵向控制集成五个方面入手.

上述管理思想落实在实践中,需要有一定的技术方法加以实现.量子伟业在广西移动和江苏移动的档案管理系统建设项目中提出了一些科学、合理的解决方案.

1. 统一信息系统平台的建设

该平台的建设是为了解决移动行业文档的复杂性和分散性的问题,使文档信息资源得到“一体化”的管理.同时,该系统平台也为其他功能的实现提供了一个载体.其他子系统的建设都可以集成与该平台之上,进行统一管理.

针对移动企业的特点,在该平台的建设上采用了J2EE多层体系结构和Web Service 技术.

J2EE平台是目前为企业级应用提供分布式的、高可靠性的先进解决方案.J2EE 也是一个已经被实践证明,成熟的、成功的企业级应用解决方案,拥有大量的成功案例,J2EE 架构一般在大中型应用中使用比较多,在移动行业电子档案管理系统这样大型重点建设项目中,选择了J2EE 也就意味着选择了一个开放、自由、大型的技术应用平台.J2EE具有跨平台能力、成熟性、稳定性、安全性和第三方支持的优点.采用J2EE 技术架构,将大大提高系统的可移植性、安全性、标准化、可伸缩性、负载平衡和可重用性.

Web Service 是下一代的WWW技术,它允许在Web 站点上放置可编程的元素,能进行基于Web 的分布式计算和处理,把Inter/Intra 变成一个虚拟计算环境的技术.在由Web Service 组成的虚拟环境中使用者可以为任何的客户端软件,例如浏览器,一般的Windows 或是Ja 应用程序或是电子行动设备等,来调用Web Service 提供的服务.这一点非常有利于两家移动公司的电子档案管理系统有效利用档案信息.

2. 纵向集中式管理――省集中式管理

纵向集中式管理可以很好地解决移动行业文档分散型的特点,从省公司到市公司、县公司,对其进行统一的集中式管理.既提高文档利用的有效性,也提高了知识共享和创新的水平.在江苏和广西移动通信有限责任公司进行该系统建设时,其选择了省集中式管理的技术.

该技术主要是根据省集中管理、市县分级维护的运行管理模式,建立省集中服务器、省集中的存储备份、省集中的系统软件(Web服务、数据库、文件服务器),省集中的业务管理模式,同时在应用上分级应用,支撑市和县的应用；集中式可解决初期投入和后期运营支出,还可减少接口协调工作,快速完成系统部署.

省集中模式主要包括电子档案存储集中在省公司专门存储设备上、数据库服务器集中、Web服务器省集中、应用服务器省集中、文件服务器省集中.这项管理方式的建设非常适用于移动行业的集团式管理.

3. 多文件格式浏览

移动行业的文档形成来源多,比较繁杂,有的来自人工填写的表格,有的来自网络,有的来自于手机.比如在办公自动化系统中产生Word、Excel 等文书档案,而科技档案需要管理各类的图纸等设计文件.不同的来源形成的文档的格式类型各异.在对这类格式繁多的文件档案利用过程中,利用者不可能对于每种文件类型都去安装对应的应用程序,因此,需要一种统一而且有效的文件浏览方式.同时,基于档案文件安全性的考虑,不能在利用过程中被下载到客户端上.因此,要求移动行业的文档管理系统能够实现多文件格式浏览的功能.

在广西移动公司的文档管理系统建设中,采用了多文件格式浏览技术,该技术支持400 多种文件格式浏览,客户端无须安装任何浏览工具软件,可以直接对不同格式文件进行读写.

文件浏览服务器让使用者只要简单地使用Web 浏览器,就可以浏览文件和存取文件的目的.因此,没有软件安装或训练的必要.此外,当系统改进并有新版本发行时,只有文件浏览服务器需要更新,在客户端的机器上就可以使用新增的功能.在浏览的过程中,安全性问题不必担心,因为文件在服务器端被转换,然后一个可现实的文件才被发送到客户端.因此,采用文件浏览服务器的操作方式消除了任何关于文件安全性的考虑.

4. 多系统集成

在档案管理系统中强调信息的集成,即档案的信息能贯穿电子文件生命周期的各阶段,并方便各阶段不同类型工作的使用.江苏移动档案综合信息系统的数据主要来源是OA系统,OA系统中的数据是文书档案等相关的信息的来源.因此,量子伟业为其采用了接口程序技术,解决了文档管理活动集成的最关键问题――环节接口.

接口程序技术主要包括支持XML方式数据转换、Facade 设计模式、Web Service和集成的系统框架四个方面.利用量子转换工具实现原有数据与现有数据交换将其数据与数据显示分别定义,文件显示实际上是通过一个外部样式表来描述,并通过XML格式完成电子文件的数据交换.Facade是一种软件设计模式,此模式为子系统中的一组接口提供一个一致的界面.Web Services是通过一系列标准和协议来保证程序之间的动态连接.做不同电子档案系统和OA系统集成的时候只需要做与底层实现有关的数据交换封装接口,把底层接口用Facade模式封装成统一的集成接口,电子档案系统对外提供的是相同的接口函数,实现了集成框架的通用性.

（作者单位：中国人民大学信息资源管理学院100872）