中外电子档案管理比较

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[摘 要]本文通过对中外电子档案在管理理念、管理模式方面的比较分析,找出我国在电子档案管理方面的不足,并提出积极的改进措施,提高我国电子档案管理水平.

[关 键 词]电子档案；档案管理；管理理念；管理模式

随着电子计算机及网络技术的应用,电子档案在提高工作效率与工作质量方面起着重要作用.因此,电子档案的管理已成为当代档案界关注的重点问题.随着我国电子政务的不断推进和电子档案管理与国际的接轨,我国应借鉴国外先进经验,提高电子档案管理水平.

1.中外电子档案管理理念比较

1.1国外电子档案管理理念

目前,欧美一些信息技术比较发达的国家大多采用前端控制和全过程管理的理念指导电子档案的管理[1].

1.1.1电子档案前端控制,即档案管理工作提前介入电子档案的形成、运行和归档管理,建立起统一标准、互为保证、相对独立的运行模式,从而形成电子档案严密、完整、原始性、真实性保障体系.实施电子档案前端控制有以下环节：

1.1.1.1提前或实时归档.电子档案一经形成,即刻赋予归档标记,纳入保存范围和档案部门的监控之中,防止删除与流失,保证齐全和完整.

1.1.1.2提前鉴定.电子环境下,对档案的鉴定不仅要在文件转化为档案之前进行,而且还要将鉴定环节大大提前,在文件生成之际乃至生成之前就进行鉴定.

1.1.1.3提前著录.将档案著录嵌入文件登记环节,将著录数据一并纳入统一的数据库中,提高著录效率.

1.1.1.4提前接收.档案工作人员通过网络时刻关注文件生命周期的各个工作程序,一旦文件的生命期结束,便立即接收进馆,进行整理后完成文件向档案的转化.

1.1.2全过程管理

电子档案管理涉及到电子档案的流程、管理规则、管理方法、质量要求以及各项管理内容的相应系统软硬件的共享,还包括对电子档案的生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控等.

1.2我国电子档案管理理念

电子档案管理的发展历程分为三个阶段：一是依存于纸质档案的管理阶段；二是纸质档案与电子档案“齐头并进”的管理阶段；三是脱离纸质档案上升为独立的管理系统.目前我国多数机构处于电子档案管理的第二阶段,少数机构正在积极探索向第三阶段迈进.

1.2.1理念基本观点

理念基本观点：电子档案与纸质档案即有共同的特点,又有不同之处,各存优缺点,两者之间有互补的作用.因此电子档案与纸质档案应长期并存,这样既可以保存反映历史原始记录的纸质档案,又可以发挥电子档案在检索、利用等方面的优越性,应施行两者整合管理.

1.2.2理念具体要求

1.2.2.1同步归档.将制发、收到的纸质文件核对完整齐全后即时归档；保存到指定的计算机硬盘或档案数据库中并加上归档标志.

1.2.2.2同步鉴定.电子档案的鉴定应是由计算机自动鉴定,指定管理期限表并纳入管理系统,由系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案的鉴定可随时鉴定以便即时归档.

1.2.2.3同步整理.把纸质档案和电子档案采用“合二为一”的整理方法,二者拥有相同的档号和著录信息,应在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成.

1.2.2.4同步利用.在查阅档案时,我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案.提供利用时以电子档案为主,在需要用纸质档案时,可按同一档号提供纸质档案.

1.2.3相比之下,我国应借鉴国外先进理念

我国目前所采用的电子档案管理理念已不能适应日益发展的电子档案管理需求,急需改进.相比之下,欧美等国的电子档案管理理念比较先进,符合电子档案发展的客观规律,值得我国学习的几点优势：

1.2.3.1可保障电子档案信息内容真实.实施前端控制和全程管理,就是对电子档案的管理从文件运转的全过程着眼通盘规划,在文件形成和维护阶段实施监督,在电子档案的形成阶段就鉴定其档案价值,根据需要加上归档标识,以防文件被修改或删除.

1.2.3.2可保障电子档案信息安全.为了确保电子档案信息的安全性,在电子档案产生之前和设计阶段就应明确其归档范围、保存价值、采集时间和方式等事项.

1.2.3.3可保障电子档案利用的安全和便利.为了确保电子档案的长期可存取性和可利用性,确保电子档案在提供利用时的安全和便利,需事先设定某些技术指标,如记录载体、记录方式、加密等级、使用权限的控制措施等.

2.中外电子档案管理模式的比较

2.1国外电子档案管理模式

对于电子档案的管理模式,目前国外主要存在两种,即机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式[2].

2.1.1机构自行分散管理模式

机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案.这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点,把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中.

2.1.2档案馆集中管理模式

档案馆集中管理模式是指将应归档的电子档案及其载体集中保管到档案馆.如美国是档案馆集中管理典范,开展了美国电子档案档案馆项目（ERA）.由美国国家档案与文件管理署（NARA）组织的、经过6年研究、耗资3亿美元的大型研发项目.在此模式中,国家档案馆作为集中永久保管文件的专门机构,协调全国电子档案管理系统的互联互通作用.

2.2我国电子档案管理模式

迄今为止,我国对于使用何种电子档案管理模式还未有定论.我国主要关注的是机构内部电子档案的管理,尚未深入研究一个地区乃至全国电子档案的管理模式.当前存在的管理模式有机构自行分散管理模式,大多被企业所采用；也有档案馆集中管理模式主要面向政府部门和事业单位.2.3中外电子档案管理模式的比较分析

通过对美国电子档案管理的了解,以及对我国电子档案管理模式情况的阐述,上述两种管理模式都有自己的发展空间,具有一定优势,但也存在着弊端.

2.3.1机构自行分散管理模式的利弊

机构自行分散管理模式的优点首先表现在其有利于保证电子档案的可识读性和完整性.其次,机构自行分散管理模式有利于缓解档案馆在资金和技术方面的困难.

2.3.2档案馆集中管理模式的利弊

档案馆集中管理模式是将档案馆作为电子档案的保护伞和集中管理机构.由于档案馆具有较好的技术条件和高素质的业务人员,一方面可以保证电子档案实体得到妥善保管,从而实现档案保存历史原貌的职责；另一方面,可以有效防止档案被删改和随意销毁,保证了电子档案的真实性和可靠性.但是,档案馆为了保证电子档案的长期可读性,要花巨资来转换电子档案的格式.资金和技术问题仍将是我国对电子档案实行档案馆集中管理最大问题.

3.结合国外经验,我国电子档案改进措失

3.1开发功能完善的电子档案管理系统

由于电子档案特殊性,管理标准及管理方法要依赖软件系统来实现,因此电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法.在系统设计阶段,应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见,统筹协调,把相关的管理措施纳入其中,通过技术手段来实现.

3.2加强硬件系统的管理

要选择性能稳定功能齐全的硬件设备,进一步完善设备的保管设施和环境,保证适宜的温湿度；强化防磁设施的完善和维护；合理配置存储设备,采用多种介质备份,满足电子档案长期保存的需要.

3.3确保网络环境的安全

制定和完善规章制度,加强权限管理,做到合理分配和有效监督；采用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防范等技术保证网络运行安全并及时修补漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级；采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输过程中的安全.