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随着现代科技的高速发展以及计算机技术在各行各业的广泛应用,电子档案应运而生.它是现代科技发展与档案工作相结合的产物.它的出现打破了档案载体单一的格局,满足了人们对档案利用的需求和实现档案工作现代化管理的需要,是档案事业中的新生事物.如何加强电子档案管理,规避其管理风险是我们每一位档案工作者义不容辞的职责和使命.
一、电子档案管理面临的主要风险
1、技术风险.由于电子档案对计算机系统具有极强的依赖性,所以当计算机系统存在问题时,将可能导致一系列严重后果,如软硬件等基础设施不能满足电子档案工作的需要或达不到预期的使用目的；载体稳定性差、物理寿命短、容易损坏；与本单位其他软件不兼容,影响档案工作效率；所选择的技术方案落后,容易被淘汰；系统有缺陷,给病毒、蠕虫、木马等恶意程序的传播和入侵提供机会；在文件传输时出现错码、乱码、无法识别等现象.这些都会给电子档案的交换、共享、长期保存带来难度.
2、自然环境风险.产生这一风险的主要因素有三：一是保管场所因素,包括温度、湿度、光线、电磁场等,不适宜的保管条件会导致电子档案质量缺损,如高温、高湿会缩短信息载体的寿命,强磁场则可能导致磁带消磁等；二是自然灾害,如地震、洪水、冰雹等不可抵抗的自然环境灾难；自然灾害带有一定的地域特征,如雷电多发区可能发生雷电击毁电脑芯片的现象；三是不可抵抗的人为灾难,如恐怖袭击、纵火等.上述情况给电子档案带来的损失往往是毁灭性的.
3、管理风险.电子档案管理是一种新的档案形式,目前,电子档案的管理还有许多不尽如人意的地方,如资金投入不足、机构领导不重视、人员配备不到位、没有明确主管部门、沿用或照搬纸质档案的管理方法、缺乏科学适用的管理制度化管理标准等,这些因素加大了电子档案管理的风险程度.
4、数据存储风险.即由于数据存取不当对电子档案的真实性、完整性所造成的风险,这一风险基本上来源于本单位内部.主要表现为：一是电子档案形成过程中数据采集不准确或有缺损；二是数据存取权限未加密或加密方法简单；三是档案管理人员自身业务素质不高或风险意识不强等原因所引起的操作失误；四是未经授权的人员擅自进入电子档案系统的数据库篡改、增删、复制或使用数据；五是数据备份不及时.
二、加强电子档案风险管理的对策
1、保证电子档案载体的安全.要根据不同的载体介质,建立一个适合与电磁介质、电光介质的保存环境,做到恒温恒湿、避光、防尘、防虫、防磁场、防机械磨损等.此外,还要避免某些人为的使用不当而造成载体的损坏.
2、确保电子档案的稳定性和安全性.由于电子档案是通过计算机网络来提供利用的,所以要加强网络的安全管理,建立强大有效地防火墙系统,严防因与计算机病毒的入侵而造成电子档案的失真和损坏.
3、确保电子档案管理的保密性.电子档案利用涉及的人群较多,有档案载体的保管人员、网络系统的管理人员、数据维护操作人员等,因其工作职责不同,对电子档案的使用权限也应有所不同,因此,要根据电子档案的密级确定利用范围,并进行不同的加密处理,所用要定期更换,对所利用的电子档案要进行全程监控并自动记录,防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失.
4、确保支持电子档案形成与利用的计算机软硬件设备的准确对应存放.不同的软硬件环境形成的电子档案有时难以互换,这就要求我们不但要保存当时的系统软件,还要保存相关的计算机或采用其他方法和技术加以转换,以确保电子档案在任意系统环境下都能读取和利用.
三、建立现代企业电子档案管理运行机制的思考
1、建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度.现代企业档案管理制度既是一种档案管理制度,又是一种管理思想与方式的体现.它不是指一种固定的管理模式,而是指与现代企业相适应的、个性化的档案管理模式的总称.管理科学要求企业档案部门要按档案形成规律建立一套符合本企业需要和企业档案工作一般规律的档案管理制度,其含义一是指具体档案管理规章制度；二是指档案工作管理制度,在企业内部自上而下建立一套档案管理责任保障体系和管理网络,把本企业档案工作有效组织起来；三是指企业内部档案工作管理体制,各企业在确立档案工作管理机制时要符合本企业的实际.
2、人员素质对现代企业档案管理运行机制影响.在现代经济条件下,大力开发利用电子档案信息资源,关键是提高电子档案人员的素质.受传统管理体制影响,以往我国档案部门对档案管理人员的调配多注重政治素质,而忽略了综合素质,特别是专业素质,而且档案管理队伍年龄偏大、知识结构不合理、业务素质偏低,直接影响了电算化档案信息资源的开发利用.因此,如何大力提高电子档案管理人员素质,合理安排与使用人员,激发其主动性创造性,以适应电子档案信息资源开发利用工作的需要,是档案部门必须深入思考的问题.
3、现代企业制度对建立现代企业档案工作运行机制的有益启示.经济体制决定企业档案工作运行机制的特性.一个现代企业的档案工作运行机制能否持久良好地运行是由“成本”“效益”原理决定的.将“成本”“效益”观念引入现代企业档案工作运行机制.从经济的角度看,开展企业档案工作所需的要素是稀缺的.企业档案工作需要人、财、物的投入,企业之所以对档案工作有所投入,是为了获取企业档案工作可能给企业带来的收益,这种对“成本”“收益”的计算是企业决策的基本准则.只有当企业档案工作带来的效益达到企业的预期目的,投入的成本有所回报,并且企业在档案工作上的投入所产生的机会成本很小时,企业才会不断给予投入,企业档案工作运行机制才能持续运行,以有形的效益产出刺激企业对档案工作的投入.从这一经营管理理念出发,企业档案管理部门只有不断强化和拓展自己的功能,为企业经营做出更大贡献,才能得到企业的重视,才能得到更多的资源.