完善我国档案网站检索功能的策略

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摘 要：档案网站是网络环境下档案信息服务的必然产物,档案检索是档案信息服务实现的重要途径,也是衡量档案网站的重要指标.通过国内外档案网站检索功能的比较可以看出,我国档案网站的检索功能在检索资源、检索方式等方面还有很大潜力,但这需要在网站定位、资源整合、现代技术植入等方面加以改进.

关 键 词：档案网站；档案信息检索；信息服务；

Abstract：Archivalwebsitesareinevitableproductsofarchivalinformationserviceundertheworkenviroment.Supplyingarchivalretrivealisanimportantwaytoachievetheinformationservice,alsoisanimportantindextomeasurethewebsites.Byparisonwiththeforeignarchivealwebsites’functionofinformationretrieval,itisconcludedthat,domesticarchivealwebsitesareofgreatpotentialtoimprovetheinformationretrievalfunction,butmeasureustbetakenfromlocalization,resourcesconformityandthemoderntechnologyimplanting.

Keywords：Archiveswebsites；Archivalinformationretrieval；Informationservice

目前,我国国家规模的档案网站体系已初具雏形,从纵向上看,不同级别、不同规模的档案网站纷纷建立；从横向上看,不同专业、不同类型的档案网站不断完善.[1]纵观各档案网站,提供档案检索是其重要使命,没有档案检索,档案信息服务不可想象.

1完善我国档案网站检索功能的必要性

档案具有其他信息资源所不可比拟的优势,如来源的广泛性、原生性、权威性等,这就注定了档案网站必然会受到社会公众的青睐,事实是否如此呢?

根据中国人民大学研究品牌计划项目“我国档案网站建设测评与评价”2011年对我国省级档案网站综合测评与调查显示,排名前10位的为天津、北京、辽宁、江苏、江西、安徽、吉林、上海、湖北和浙江的档案信息网站.[2]笔者于2011年11月底,查询了这些档案网站在ALEXA上的排名,其中,较为靠前的为上海档案信息网、江西档案信息网和北京市档案信息网,其流量的综合排名分别为第2272496名、2519811名和2552074名.同时,也查询了部分国外档案网站在ALEXA上的排名情况,如,加拿大国家档案馆网站、美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站,其流量的综合排名分别为第580名、16481名和17733名.同时,通过ALEXA了解到,以上各网站的“每百万人中访问该网站的人数”,在国内,最高的为北京市档案信息网和浙江档案信息网,其结果分别为0.6和0.4,而加拿大国家档案馆网站该指标的值为1810.[3]该组数据从一定程度上反映出,我国的档案网站与国外档案网站的差距很大,档案网站并没有成为档案机构与社会公众沟通的有效桥梁,笔者的网络调查和实践走访也证明了这一点.

信息服务是档案网站的重要职责,提供档案检索是档案网站信息服务的主要渠道,在档案信息“井喷式”增长的时代,绝大多数的档案服务都必须以有效的检索为前提.作为档案信息资源的集散地,档案网站的检索功能是不可小觑的.无论中外,档案网站的信息服务大多都是通过档案检索、咨询、开放利用等方式实现的,通过比较可以发现,国内外档案网站在可供检索的资源、检索的途径与方式、检索主体、检索体验等方面都有很大的不同,更准确地说,国内档案网站的检索功能亟待提高,这已成为制约我国档案网站发展的重要瓶颈之一.笔者认为,通过对中外档案网站检索功能的比较探析国外档案网站的优势,可用以完善国内档案网站的检索功能,有利于发掘档案网站的潜力,实现档案信息资源的价值.

2中外档案网站检索功能的相异之处

2.1检索功能在档案网站中的地位不同.由于国内外档案网站定位不同,检索功能在各档案网站中的地位也不同.我国大多数网站定位于“宣传型”或“展示型”,在档案网站的首页,档案工作的动态、成果、大事、法规、标准等内容占了很大篇幅,以期通过此类宣传来展示、扩大档案工作的影响,增强社会的档案意识.相形之下,档案检索功能并不突出,不引人重视甚至不容易发现,访问档案网站的用户大多是为了进行档案研究、了解档案工作的档案行业内部人员.而国外档案网站大多定位于“服务型”,其宗旨是为社会公众提供档案资源,因此,检索功能往往置于首页突出位置,并且,经过档案资源的有效整合,用户需求能得到较好的满足.国外的很多档案网站已深入人心,成为社会公众生活、工作中必要的好帮手.

2.2可供检索的资源不同.档案网站是一种资源型网站,其使命就是提供各类档案资源为社会公众利用,充分体现档案信息作为人类社会原始信息源的价值,实现档案信息“取之于民、用之于民”的目标.高质量的档案资源是检索功能发挥的前提,也是档案网站水平的重要决定力量.从可供检索资源的来源来讲,我国档案网站提供的资源大多基于自身馆藏,跨馆建设的很少.可喜的是,北京市档案信息网专设的“民生档案资源共享模块”中提供的婚姻档案、户籍档案、房产档案等33类档案是由北京市档案馆和各区档案馆共10个档案馆共同建设的,[4]这类档案资源的共建共享现象在国内实属凤毛麟角.但在国外,这已经是一种普遍现象,如美国档案与文件署网站的ARC、AAD能提供全国范围内的档案信息,加拿大国家档案馆网站不仅能提供全国范围内的档案信息,还与国家图书馆的资源实现了集成.

从资源类型上看,国内档案网站提供的资源大多是经数字化处理的传统馆藏资源,多媒体资源、电子档案相对很少见.这主要是由于技术因素及电子文件的法律效力尚未被完全认可,大多数档案机构没有有效地展开多媒体资源及电子档案的收集和提供利用.随着电子文件管理的技术、标准、法制等方面的不断健全（据悉,《民事诉讼法修正案(草案)》目前正在公开征求民意,聊天记录、微博私信或将成呈堂证供,[5]电子文件法律效力得到认可也应是一种必然）,电子档案、多媒体资源作为重要的一类信息资源,势必会得到有效的开发利用.在国外,将电子档案及多媒体资源纳入检索范畴已经司空见惯.如英国国家档案馆网站的Podcast（播客）栏目,提供的是由档案馆工作人员利用馆藏档案整理的,关于各主题的视频资料,目前,已有家庭历史、军事历史、社会历史等5类.[6]美国档案与文件署网站的AAD存储了一些数据库和具有数据库结构的电子文件并提供利用.

从全文的提供情况来看,国内大多数网站只提供案卷目录或文件目录,能提供全文信息的只有北京市档案信息网、青岛市档案信息网等寥寥数家.而国外有相当多的档案网站能提供全文查询,如加拿大国家档案馆网站、美国档案与文件署网站、澳大利亚国家档案馆网站等.

2.3档案资源组织效果不同.由于对用户需求的重视程度不同,国内外档案网站中档案信息组织的角度及检索系统效用也会不同.分类是信息组织的重要技术方法,国内档案网站的资源也都经过分类,如北京市档案信息网将“档案目录检索”中的资源分成了民国档案目录数据库、“建国”后档案目录数据库、北京市劳动模范档案数据库等六个子库.将“档案全文阅览”中的资源按照来源分成了北平市政府、北平市民政局、北平市社会局等7个子库以及照片库,点击每一类,输入关 键 词即可实现检索.国外档案网站资源分类时,大多会重视用户的需求,如美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站、加拿大国家档案馆网站都根据用户类型或访问目的（如档案研究人员、退伍军人、教师与学生、历史研究人员、信息管理人员等）以及档案类型将档案分类,不同类还会按照该类档案的特点及用户需求进行细分.除分类外,主题法及字顺法在国外的档案网站中也被视为档案资源组织的普遍方法,大多数网站设有主题索引,加拿大国家档案馆网站提供的数据库检索系统目前有101个,按数据库名称的首字母顺序排列,并且,每个数据库的名称均能准确揭示该库主题,方便用户选择,检索的针对性和易用性较好.

2.4检索途径与方式不同.国内档案网站设置的检索途径大多基于档案和档案工作.如上海档案信息网的“网上查档”模块中,“馆藏档案及资料”部分提供“档号”、“正题名”、“第一责任者”三个检索途径.[7]利用这些检索途径,要求用户事先要对拟查找档案有准确的认识,大量模糊检索不能被满足.同时,这些检索途径专业性很强,普通用户对这些档案术语难以理解和把握,检索无法顺利展开,进而导致用户的排斥心理.相对而言,国外档案网站的检索途径更加多样化.如加拿大国家档案馆网站中档案分类占了首页的很大篇幅,主题索引中,将主题按字顺展开,加上导航检索的使用,即使用户事先对所需信息较模糊,也可以通过类目或主题浏览而明确.在其“馆藏查询”中,可进行档案信息的媒体形式、产品类型检索,另外,该网站目前提供101个数据库,不同数据库根据其资源及用户需求设置不同的检索途径.如“加拿大奥运档案”提供的检索途径为“运动员名字”、“运动项目”、“奥运会届次”、“奖牌类型”共四种检索途径,用户可选择查找出的档案以“PDF”或“JPEG”的格式呈现.[8]多角度的检索途径会易化检索过程,使人们能身心愉悦地畅游在档案网站中,前文提到的经ALEXA统计,加拿大国家档案馆网站“每百万人中访问该网站的人数”为1810也得益于这一点.

另外,导航检索、模糊检索、智能检索、布尔逻辑检索等各种检索方式的综合运用程度在国内外档案网站也有不同.从形式上看,这些检索方式在国内档案网站中是有的,但主要是在高级检索中使用布尔逻辑检索.如北京市档案信息网的目录查询系统的高级检索提供“档号”、“题名”、“起始时间”、“终止时间”四个检索字段,前两个字段的检索条件为“包含”或“等于”,后两个字段的检索条件为“大于”、“等于”或“小于”,四个字段之间是“逻辑与”的关系.又如上海档案信息网&#

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3完善我国档案网站检索功能的策略

3.1调整档案网站的定位.定位是网站建设的基调,它决定了网站的整体功能,检索功能的优劣也取决于此.由以上比较可以看出,由于国内外档案网站的定位不同,档案检索的资源、方式、效果也不同.我国大多数档案网站定位于“宣传型”、“展示型”,国外大多定位于“服务型”.为充分发挥档案信息资源的宝贵价值,把档案信息融入社会信息流中,必须坚定档案网站的服务功能,把服务大众视为网站建设的第一要务,并不断优化网站的检索功能.在构建检索系统时,将用户需求视为系统建设的第一要件,增强检索系统的易用性和针对性.

3.2强调整体规划和资源整合.网站被认可的前提是拥有合适的、充分的资源,然而,这仅靠任何一家档案馆的力量是不可能实现的.目前,我国各档案馆在档案数字化、信息化等方面已经有了很大的投入,但整体效能仍旧不强,说明档案资源共建共享迫在眉睫.美国、加拿大、英国等国家和地区档案资源的共建共享已在一定程度上实现,如美国档案与文件署网站的ARC系统就可实现全美档案资源的网上查询.我国尚缺乏对档案网站建设的宏观指导和整体规划,档案网站建设时往往是各自为政,档案资源割据局面越来越严重,这不仅造成了资源的严重浪费,更糟糕的是导致了我国档案网站的整体功能较差.因此,亟待国家对档案网站及资源建设进行整体规划,形成统一、规范的全国档案网站体系,提高档案网站的整体功能,档案检索功能也从中得到优化.

3.3重视现代技术的植入.档案网站是档案资源与现代技术结合,不断发展的数字化技术、多媒体技术、网络技术为档案网站建设提供技术支持.从检索实践和体验上看,我国档案网站应重视现代技术植入.

首先,提供档案全文已是大势所趋,声像、图片、照片、胶片等各种载体形式和表现形式的档案必须纳入档案网站的资源体系中.数字化技术、自动标引、全文检索等档案加工处理技术也必须得以广泛应用.我国目前档案数字化水平还较低,自动标引、全文检索技术的利用还有一定的困难,档案加工、处理的速度远远跟不上档案增长的速度,大多数网站只能提供目录级档案信息的查询,并且,大量有价值的档案信息尚未被纳入信息资源体系中（如电子档案等）.

其次,Web2.0技术能增强网站的互动性,优化网站性能,因此,如RSS、Podcast（播客）、BLOG（博客）等Web2.0技术在国内外各种网站中已很盛行,遗憾的是,这一技术在国内的档案网站中没有被使用,这也是造成档案网站用户友好性不强的重要原因.在加拿大、英国等国家的档案网站中都有通过植入RSS技术,允许用户通过RSS进行个性化的信息或跟踪,网站用户的友好性较强.

另外,国内档案网站大多提供“关 键 词”、“档号”、“题名”等检索途径,用户检索都是“千人一面”、“千次一面”,长此以往,用户会由于网站的单调、易用性差而不愿访问.因此,网站建设应重视检索个性化技术的植入,如嵌入Cookie技术,对一些注册用户或经常来访问的用户记住并识别,当该用户再来检索时,根据系统掌握的及其历次查询经历,可为其推荐信息或提供检索结果时进行智能筛选和排序.这种技术在各种网站中（尤其是电子商务网站）已比较成熟,若能成功植入到档案网站中,对于档案网站整体功能及检索功能的提高是大有裨益的.

总之,档案网站是网络环境下档案工作的必然产物,档案检索是档案网站的主要功能,检索功能是评价档案网站的重要指标.检索功能差会降低整个档案网站的效用,而检索功能的增强也依赖于档案网站的整体优化,二者相互促进,相互提高.通过国内外档案网站的检索实践,不难看出,我国档案网站的整体优化从宏观到微观都有极大的发展潜力,但需要从定位、政策、技术等方面不断改进.