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摘 要 :随着时代的发展和科学的进步,电子信息技术在各行各业都得到广泛的应用.档案工作正面临着时代的机遇和挑战,论述了电子信息技术文件的特点、电子信息技术在企业档案、教学档案中的作用.
关 键 词 :电子信息技术,档案管理,作用
中图分类号:F270 文献标识码:A 文章编号:1672-3198(2010)02-0247-01
1.电子信息技术在企业档案管理中的作用
1.1 转变了企业档案的载体
在企业实现计算机全程管理后,适时实现了信息数据的远近传递交换和处理.在企业各项管理活动中,电子文件以其快捷的办文速度和传递速度逐步取代了纸质文件.电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现.通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便.
1.2 改变了企业档案的分类
原有的企业关于文书、科技、产品、基建、会计、人事等传统分类方案将被打破,取而代之的是以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置.一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定的档案指令,视工作目标随时设立和调整类目.各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等方面,分类将更详细、更科学、更规范.
1.3 改变了企业档案的接收和保管
在电子环境中,作为档案管理者要积极介入文件的形成和保管过程中,这就是说企业档案者如果不进入到企业信息集成系统中去,就很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案.档案工作者不能等档案的最后形成再归档,必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能.例如企业客户资料的收集与管理工作中就存在某些问题,客户资料一般分散在各销售部门或销售人员手中,再由相关部门整理后交公司保存,这样难免会发生遗漏,企业对于客户资料难以全面掌握,再加上整理方式的不同,给信息汇总处理增加难度.因此在企业客户资料的收集与存档工作中,在每笔业务形成初期就应在档案管理人员处进行登记保存.这样,在各类企业信息形成的源头做好收集工作,为下面的保存工作打好基础.
2.电子信息技术在教学档案管理中的作用
(1)可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率.使用电子文档检索目录已经在许多领域应用.目前,大多数档案馆,对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用.(2)缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性.手工信息加工工作模式是:选题―选材―编辑―出版,这种工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值.档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献.(3)信息成果可以有多份的拷贝.将教学成果拷贝送到领导及各个部门,有些优秀毕业论文能网上利用,这样就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高.(4)有利于远程档案的利用.由于学历学位的重要,使得一些不法分子有利可图铤而走险暴利制作伪证,从而扰乱了教学秩序.远程档案的利用,可用真实的档案资料排除假冒伪劣的存在空间.(5)用数据库的形式把诸如学籍处理、电子注册等量大而又重要的档案除用纸质永久保存外,还用光盘数据库的形式存储和利用,既可更好保护纸质档案少受损伤又可提高利用速度和效率.
高校档案工作是办好学校、发挥高校社会职能的重要基础工作之一,高校档案信息网络是高校向社会发布信息的重要平台.它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构,更应该是高校教学、科研信息采集、整理,从而向社会发布信息,发挥高校教学科研先导作用的重要媒介.