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摘 要：创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力.创新对国家兴衰和发展是如此重要,对档案工作也不例外.本文分析了档案管理工作创新的必要性,并对创新档案管理工作的方法作以探讨.
关 键 词：档案管理；创新；必要性；方法
随着知识经济的提出和社会现代化的推进,现代信息技术、网络技术的广泛应用,我国的档案管理工作发生了很大的变化,并且面临着前所未有的机遇和挑战.在新时期,档案工作者要抓住机遇,迎接挑战,与时俱进,开拓创新,提高档案管理水平,促进档案管理工作的可持续发展,跟上当今和未来世界发展的步伐.
一、档案管理工作创新的必要性
(一)创新是档案部门发展的原动力
近年来,随着我国经济社会的快速发展,档案工作有了很大的进步.档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善,档案基础业务和档案信息资源建设得到加强；档案部门进一步适应了社会对档案信息的需求,社会服务功能不断拓宽,社会档案意识和档案法制意识逐步增强.但是档案工作还存在一些问题,如档案管理部门收藏与管理上的矛盾,服务对象的局限性,服务项目的单一性,服务手段的滞后性等.要解决这些新问题,真正使档案工作与时俱进、持续发展,只有通过创新才能开创档案工作的新局面.
(二)创新是社会发展的必然
根据时代和实践的要求,勇于和善于不断创新,才能使我们对客观世界的认识不断深化.在我国进入全面建设小康社会的新时期,档案工作作为党和国家的一项重要事业,也必须根据时代和实践的发展要求持续发展.要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新,这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求.
(三)创新是档案事业可持续发展的保障
档案事业的可持续发展,意味着其社会功能的改善和提高,与经济社会协调同步发展的同时,重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来.这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向,着力于提高档案管理部门的工作效率和档案信息资源的开发利用率,最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系.要实现档案事业的可持续发展,必须在目前的基础上不断创新,不断提高档案工作的社会服务功能.
二、创新档案管理工作方法的探讨
工作流程的创新在纸质文件时代,由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制,档案管理更多地关注具体的业务活动,管理活动就如一个一个的串行节点,前行工序直接制约着后面的工序.传统工作模式形成的串行工作流程,是影响工作效率的重要因素.而信息化时代,创建文档一体化流程成为全新的理念,“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程,“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来,而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”.文档一体化流程正是依托信息管理系统,对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程.在信息管理系统中,业务流程和信息流程是不可分割的,文件是机构运转中最重要的信息流,同时也反映出该机构的业务流程.这就意味着在形成业务流程的同时,也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时,必然也满足了文件与档案管理的要求.因此,建立信息管理系统的过程,是将这两个流程有机地融合在一起的过程.在信息系统中建立以上新的工作流程后,我们可将工作环节视为流程中的一个节点,对任一工作任务项,可以任一节点为起点,以辐射、闭环、分支等形式,同时发送给多个对象进行处理.流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度,从而提高业务工作效率,实现协同办公的目标,改善文件工作质量.
工作平台的创新信息化时代,企业为提高自身在国际上的竞争力,根据企业的职能,加快信息化建设步伐.在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统,体现了企业信息化建设的成果.建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后,借助于软件编程和数据库管理技术,重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动.这些信息系统正是企业电子文件的来源中心.更重要的是,信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单多样、信息利用方式灵活的工作平台,使档案管理工作实践跃上一个新的台阶.
信息管理的创新通过采用设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患,保证系统运行安全；同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保信息运转流畅、安全可靠.流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控.通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的电子文件的真实性、完整性的重要保证,因此,档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性.在信息时代,文件信息管理除文件内容之外,更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将文件处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的文件信息实施统一管理.例如：在机构发文流程中,预先设置相对固定的发文格式,但随着机构管理的变化,文件格式也要不断调整,并且有增加、删节等变更的需求,具有动态变化特性,那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围.概括地说：信息管理,是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理,是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理.
结论：只有不断的创新,我们的档案事业才能适应新时展的要求；只有不断的创新,我们的档案事业才能不断的向前发展.创新之路艰巨而漫长,这就要求档案工作者要有科学的态度,实事求是的精神,不断的探索,不断的实践,只有这样,才能推动档案工作向更高层次迈进,才能更好的为我县的经济建设服务.